Ηλεκτρονική υπογραφή στη διαχείριση αρχείων προσωπικού. Μεταφορά εγγράφων HR από χαρτί σε ψηφιακό

Από τις 23 Μαρτίου έως την 1η Οκτωβρίου 2018, το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικής Προστασίας πραγματοποίησε πείραμα μετατροπής εγγράφων και πληροφοριών για τους εργαζόμενους για τις εργασιακές σχέσεις σε ηλεκτρονική μορφή. Οι κανόνες για την εφαρμογή του ρυθμίζονται από το Διάταγμα αριθ. άδεια εργασίας, εξοικείωση του εργαζομένου με το πρόγραμμα των διακοπών και κάποιου εργοδότη LNA.

Στο πιλοτικό πρόγραμμα συμμετείχαν 11 μεγάλες εταιρείες: Ρωσικές σιδηροδρόμων, Gazprombank JSC, AvtoVAZ PJSC, Rosbank PJSC, Mechel PJSC, Severstal Management JSC, Rostelecom PJSC, SIBUR LLC, Alfa-Bank JSC, Tatneft PJSC, LLC "Agrotorg" Μεταξύ των καθηκόντων τους ήταν:

• να δοκιμάσει τον μηχανισμό της δυνατότητας διατήρησης εγγράφων προσωπικού σε ηλεκτρονική μορφή.
• να αξιολογήσει το κόστος και τις επιπτώσεις των νέων κανόνων για τη διατήρηση αρχείων προσωπικού·
• να εντοπίσει προβλήματα και κινδύνους από τη διατήρηση της ροής εργασίας του προσωπικού στο email. μορφή;
• προετοιμάζει προτάσεις για τη βελτιστοποίηση των εγγράφων που απαιτούνται για τους εργοδότες·
• παρέχουν πρωτοβουλίες για την τροποποίηση της νομοθεσίας ώστε να επιτρέπεται η διενέργεια ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων προσωπικού (ΕΚΔ).

Σύμφωνα με το Υπουργείο Εργασίας της 19.10.2018, έχουν εντοπιστεί ορισμένες δυσκολίες που θα πρέπει να επιλύσει η κυβέρνηση πριν εμφανιστούν συγκεκριμένες ρυθμίσεις για την ECD. Εδώ είναι μερικά από τα προβλήματα που επεσήμανε η επιχείρηση:

1. Το υψηλό κόστος απόκτησης και χρήσης ψηφιακής υπογραφής. Υποτίθεται ότι η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων θα απαιτεί την απόκτηση τουλάχιστον 1 ψηφιακής υπογραφής ετησίως. Τώρα το κόστος του ανά άτομο είναι από 1000 έως 5000 ρούβλια. Εάν αυτή η τιμή δεν μειωθεί, τότε η οικονομική επίδραση της εισαγωγής της ECD θα είναι αμελητέα.
2. Έλλειψη ενιαίων απαιτήσεων για καθολική ψηφιακή υπογραφή. Επί του παρόντος, διάφοροι τύποι EDS έχουν εγκριθεί από το νόμο, οι οποίοι χρησιμοποιούνται για διάφορες καταστάσεις. Το πιο απαιτητικό είναι μια ενισχυμένη ειδική υπογραφή, καθώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε ένα ευρύτερο φάσμα νομικών σχέσεων. Ωστόσο, για τη διαχείριση αρχείων προσωπικού, ο νόμος δεν έχει ακόμη καθορίσει τον τύπο του EDS που πρέπει να χρησιμοποιείται και τα χαρακτηριστικά του.
3. Τεχνικά προβλήματα. Οι εταιρείες που συμμετείχαν στο πείραμα κατέληξαν στο συμπέρασμα ότι η διατήρηση εγγράφων αποκλειστικά σε ηλεκτρονική μορφή είναι ασύμφορη για τον εργοδότη λόγω του υψηλού κινδύνου τιμωρίας λόγω τεχνικών προβλημάτων. Άρα, για την απώλεια δεδομένων, τη μη εξουσιοδοτημένη χρήση τους από τρίτους, τα λάθη λογισμικού στη μετάδοση ή την επεξεργασία πληροφοριών, θα πρέπει να απαντήσει ο εργοδότης. Εάν το δικαστήριο ή οι ρυθμιστικές αρχές χρειάζονται τα χαμένα έγγραφα, τότε δεν θα υποφέρει μόνο η εταιρεία, αλλά και ο υπάλληλος του οποίου οι πληροφορίες χάθηκαν. Αυτό σημαίνει ότι τόσο ο εργαζόμενος όσο και οι εποπτικές αρχές θα μπορούν να λογοδοτήσουν.
4. Σε περίπτωση απώλειας εγγράφων από τον εργοδότη, υπάρχουν κίνδυνοι και για τους εργαζόμενους. Χωρίς έγγραφα, δεν θα μπορούν να προστατεύσουν τα δικαιώματά τους.

Δεδομένου ότι τα προβλήματα είναι σημαντικά, το Υπουργείο Εργασίας, η Ρωσική Ένωση Βιομηχάνων και Επιχειρηματιών και η Ομοσπονδία Ανεξάρτητων Συνδικάτων πρότειναν να βρουν πρώτα επιλογές για τις λύσεις τους και στη συνέχεια να εφαρμόσουν σταδιακά όλες τις πρωτοβουλίες. Επιπλέον, οι αξιωματούχοι πιστεύουν ότι πρώτα πρέπει να περιμένουμε αλλαγές στον τομέα της πληροφορικής, ώστε να υπάρχουν κανόνες σχετικά με την καθολική ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή, την αρχειακή αποθήκευση δεδομένων, την προστασία της μεταφοράς δεδομένων, τη νομική σημασία των ηλεκτρονικών εγγράφων, συμπεριλαμβανομένου του δικαστηρίου. Σύμφωνα με τους σχεδιασμούς της κυβέρνησης, τα σχετικά νομοσχέδια θα πρέπει να ετοιμαστούν στα ακόλουθα χρονοδιαγράμματα:

• έως τον Δεκέμβριο του 2020 - πρωτοβουλίες που σχετίζονται με το σχηματισμό, την απόκτηση και τη χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής, τη θέσπιση ενοποιημένων απαιτήσεων για αυτήν, την οπτικοποίησή της σε ηλεκτρονικό έγγραφο.
• έως τον Ιούλιο του 2020 - έργα στα οποία θα διευκρινιστούν οι έννοιες του ηλεκτρονικού εγγράφου, οι διαδικασίες αποθήκευσης και επεξεργασίας ηλεκτρονικών εγγράφων και των αντιγράφων τους (ηλεκτρονικές εικόνες).

Το Υπουργείο Εργασίας είναι βέβαιο ότι μόνο μετά την υιοθέτηση όλων αυτών των νομοθετικών πλαισίων, είναι δυνατό να ξεκινήσει ενεργά η επεξεργασία ενός νομοσχεδίου που επιτρέπει στους εργοδότες να τηρούν αρχεία προσωπικού μόνο σε ηλεκτρονική μορφή. Το έγγραφο θα εμφανιστεί, σύμφωνα με τις προβλέψεις των αξιωματούχων, όχι νωρίτερα από το 2021.

Γιατί χρειάζεται άλλο πείραμα;

Το υπουργείο Εργασίας αποφάσισε να μην περιμένει τις επόμενες αλλαγές στη νομοθεσία σχετικά με την ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή. Επιπλέον, οι αξιωματούχοι είναι βέβαιοι ότι η πρακτική εμπειρία της μετάβασης σε ηλεκτρονικά έγγραφα είναι πολύ πιο χρήσιμη για τους συντάκτες του νομοσχεδίου από οποιαδήποτε άλλη επιλογή συλλογής πληροφοριών. Ως εκ τούτου, τα επόμενα τρία χρόνια, σχεδιάζεται να διεξαχθεί ένα άλλο πείραμα για τη μετάβαση στην ECD. Το σχετικό νομοσχέδιο έχει ήδη ετοιμαστεί και σύντομα θα μπει στην Κρατική Δούμα.

Ο σκοπός του δεύτερου πιλοτικό πρόγραμμα- να εντοπίσει και, εάν είναι δυνατόν, να βρει λύση σε προβλήματα που σχετίζονται με τη χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής, την αρχειακή αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων και άλλα σημεία κατά την εργασία με ECD. Επιπλέον, οι επιχειρήσεις που συμφωνούν να συμμετάσχουν στο πείραμα θα πρέπει να εργαστούν σε μια εποχή που αλλάζουν άλλοι κανονισμοί. Σύμφωνα με το Υπουργείο Εργασίας, έως το 2020 θα πρέπει να εγκριθούν τροποποιήσεις στους ακόλουθους ομοσπονδιακούς νόμους:

• "Σχετικά με το υποχρεωτικό αντίγραφο εγγράφων"·
• «Σχετικά με τις πληροφορίες, τις τεχνολογίες των πληροφοριών και την προστασία των πληροφοριών»·
• άλλες κανονιστικές νομικές πράξεις που περιέχουν αναφορές σε ηλεκτρονικά έγγραφα, διαδικασίες αποθήκευσης και χρήσης ηλεκτρονικού αντιγράφου (ηλεκτρονικής εικόνας) ενός εγγράφου ή του ίδιου του εγγράφου.

Όσον αφορά τους συμμετέχοντες στο έργο, είναι ακόμη άγνωστοι, αλλά προβλέπεται ότι θα είναι περίπου 10 οργανισμοί έτοιμοι για αλλαγές στο έργο. Όλα τα έξοδα που θα πρέπει να επιβαρυνθούν οι εργοδότες βαρύνουν εξ ολοκλήρου τους. Παράλληλα, θα μπορούν να επιλέγουν ποιους τύπους ηλεκτρονικής υπογραφής θα χρησιμοποιούν και ποια έγγραφα προσωπικού θα φυλάσσουν αποκλειστικά σε ηλεκτρονική μορφή. Ο μόνος κανόνας είναι να χρησιμοποιείτε βελτιωμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή εάν:

• σύμβαση εργασίας;
• συμφωνία ευθύνης·
• φοιτητική συμφωνία.

Ή αν γίνουν αλλαγές σε αυτά.

Διευκρινίζεται επίσης ότι στο πλαίσιο του πειράματος, οι εταιρείες θα πρέπει να αναπτύξουν και να διασφαλίσουν τη λειτουργικότητα του δικού τους πληροφοριακού συστήματος, το οποίο θα επιτρέπει την αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων, παρέχοντας πρόσβαση σε αυτά σε διαφορετικές κατηγορίες χρηστών για διάφορες ενέργειες (πραγματοποίηση αλλαγών, έλεγχος, λήψη αποσπάσματος (αντίγραφο) κ.λπ.).

Οι υπάλληλοι δεν έχουν ξεχάσει τα δικαιώματα των εργαζομένων. Οι εταιρείες που θα συμμετάσχουν στο πιλοτικό έργο θα πρέπει να δηλώσουν σε συλλογικές συμβάσεις ή χωριστές συμβάσεις με τους εργαζομένους ότι δεν είναι αντίθετες στη μεταφορά εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή.

Σύμφωνα με τα σχέδια του Υπουργείου Εργασίας, το πείραμα θα πρέπει να πραγματοποιηθεί από 01/01/2019 έως 31/12/2022. Αλλά εάν οι βουλευτές της Κρατικής Δούμας δεν έχουν χρόνο να εγκρίνουν το νομοσχέδιο, οι προθεσμίες ενδέχεται να αλλάξουν. Ακολουθήστε τα νέα μας.

Τι αποφασίσατε για το ηλεκτρονικό βιβλίο εργασίας

Αρχικά, οι υπάλληλοι ήθελαν να συνδυάσουν την πρωτοβουλία για μετάβαση σε ηλεκτρονικό βιβλίο εργασίας με την ιδέα της πλήρους μεταφοράς των εργοδοτών στο ECD. Ωστόσο, όπως έδειξε το πείραμα - ένα δείγμα, ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στη διαχείριση αρχείων προσωπικού θα πρέπει να αναπτυχθεί ξεχωριστά. Σε αυτό επέμειναν οι συνδικαλιστικές οργανώσεις και οι πανρωσικές ενώσεις εργοδοτών.

Έτσι το Υπουργείο Εργασίας αποφάσισε να προωθήσει τώρα το νομοσχέδιο για το ηλεκτρονικό βιβλίο εργασίας προκειμένου να εισαχθεί ένα διαδικτυακό έγγραφο σε εγχώριες εταιρείες το 2020. Σύμφωνα με αξιωματούχους, η πρωτοβουλία είναι έτοιμη και προϋποθέτει ότι (απόσπασμα από την ενημέρωση του Υπουργείου Εργασίας με ημερομηνία 19.10.2018):

οι εργοδότες θα στείλουν Ταμείο συντάξεωνΡωσία σε ηλεκτρονική μορφή πληροφορίες σχετικά με εργασιακή δραστηριότηταεργαζομένων, δηλαδή για προσλήψεις, μετάθεση σε άλλο χώρο εργασίας, απόλυση. Το έργο είναι μεγάλης κλίμακας, καθώς αφορά όλους τους εργοδότες. Οι εργαζόμενοι θα μπορούν να βλέπουν τα αρχεία που έχει κάνει ο εργοδότης στο πληροφοριακό σύστημα ανά πάσα στιγμή, καθώς και να στέλνουν τα δεδομένα τους ηλεκτρονικά στον εργοδότη, για παράδειγμα, όταν υποβάλλουν αίτηση για εργασία, συμπεριλαμβανομένης της εξ αποστάσεως εργασίας σε άλλη περιοχή.

Μπορείτε να διαβάσετε για τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα ενός ηλεκτρονικού βιβλίου εργασίας στο υλικό μας.

Πώς βλέπουν γενικά οι αξιωματούχοι τη μεταρρύθμιση;

Όπως είπε νωρίτερα ο Lyubov Yeltsova, Αναπληρωτής Υπουργός Εργασίας και Κοινωνικής Προστασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, το Υπουργείο Εργασίας είναι έτοιμο να ακούσει τη θέση των επιχειρηματιών και των συνδικαλιστικών οργανώσεων σχετικά με το ζήτημα της μετάβασης των ρωσικών επιχειρήσεων στην ECD.

Ο Lyubov Yeltsova εξήγησε (απόσπασμα από τον επίσημο ιστότοπο του Υπουργείου Εργασίας - επιμ.):

«Η βασική ουσία των προτάσεών μας είναι ότι, μαζί με τη διαχείριση εγγράφων σε χαρτί, οι εταιρείες έχουν τη δυνατότητα να διεξάγουν ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων προσωπικού. Ειδικότερα, προτείνεται να δοθεί το δικαίωμα στον εργοδότη να αποφασίζει για την πλήρη ή μερική συντήρηση των εγγράφων που σχετίζονται με την εργασία του προσωπικού σε ηλεκτρονική μορφή. Η απόφαση αυτή θα ληφθεί από τον εργοδότη μόνο λαμβάνοντας υπόψη τη γνώμη του αντιπροσωπευτικού οργάνου των εργαζομένων.

Όλα τα έξοδα διατήρησης εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή βαρύνουν αποκλειστικά τον εργοδότη. Ο εργαζόμενος δεν πρέπει να επιβαρύνεται με κανένα κόστος που σχετίζεται με την τήρηση μερικών ή πλήρων ηλεκτρονικών αρχείων προσωπικού. Επιπλέον, ο εργοδότης υποχρεούται, κατόπιν αιτήματος του εργαζομένου, να του παρέχει έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί σε ηλεκτρονική μορφή σε χαρτί.

Ποιος είναι έτοιμος να κινηθεί

Το Υπουργείο τονίζει ότι εταιρείες από τον τραπεζικό τομέα και τις τεχνολογίες πληροφορικής, «όπου υπάρχουν κυρίως καθετοποιημένες δομές και οι εργασίες αφορούν τη χρήση τεχνολογιών πληροφορικής», τάσσονται υπέρ της εισαγωγής της ECD. Ως εκ τούτου, έγιναν οι πρώτοι συμμετέχοντες στο πιλοτικό έργο. Ταυτόχρονα, πολλές εταιρείες έχουν ήδη εκτιμήσει τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, επομένως εάν οι αρχές τη νομιμοποιήσουν στη διαχείριση αρχείων προσωπικού, θα αρχίσουν σιγά σιγά να μεταβαίνουν σε νέους κανόνες εργασίας.

Σύμφωνα με την εμπειρογνώμονα KlubaTK, δικηγόρο του πρακτορείου πρόσληψης Ares Tatiana Magera, η εισαγωγή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων προσωπικού είναι μια απαραίτητη και φυσική διαδικασία. Ίσως, σε πρώτο στάδιο, η μετάβαση σε αυτό θα μπορούσε πράγματι να είναι αποκλειστικά εθελοντική τόσο για τους εργοδότες όσο και για τους εργαζόμενους. Επιπλέον, μάλιστα, η δημιουργία και η λογιστική των εγγράφων προσωπικού εδώ και αρκετά χρόνια συνεχίζεται σε ψηφιακή μορφή. Η εκτύπωση και αντιγραφή του εγγράφου σε χαρτί είναι υποχρεωτική λόγω της υποχρέωσης πιστοποίησής του με την προσωπική υπογραφή του εργαζομένου και του εργοδότη. Η νομιμοποίηση μιας ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής για τα μέρη των εργασιακών σχέσεων θα μπορούσε να λύσει αυτό το πρόβλημα.

Η Tatyana Magera υπενθυμίζει επίσης ότι η χρήση πυλών όπως nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru γίνεται όλο και πιο δημοφιλής και αποτελεσματική κάθε μέρα. Επομένως, τίποτα δεν εμποδίζει την εισαγωγή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων στα αρχεία προσωπικού, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης υπαρχουσών πλατφορμών και εξελίξεων.

Τι μπορεί να μεταφραστεί σε ηλεκτρονική μορφή τώρα

Η ρωσική νομοθεσία περιέχει πολλούς κανονισμούς που επιτρέπουν στις εταιρείες να ψηφιοποιούν ορισμένα έγγραφα ανθρώπινου δυναμικού. Με απόφαση της διοίκησης της εταιρείας, η εσωτερική γραφειοκρατία μπορεί να συνταχθεί απευθείας σε υπολογιστές που λειτουργούν. Εάν είναι απαραίτητο, μπορούν να εκτυπωθούν και να υπογραφούν. Εάν αποστέλλονται ψηφιακά σε υπαλλήλους ή κρατικούς φορείς, η γνησιότητά τους πρέπει να επιβεβαιωθεί με ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή.

Εφημερίδα λογιστικής ηλεκτρολογικού εξοπλισμού κ.λπ.).

Οι προσωπικές κάρτες των εργαζομένων, οι εντολές για το προσωπικό, τα βιβλία εργασίας και το μητρώο τους, οι συμβάσεις εργασίας και οι πρόσθετες συμφωνίες σε αυτούς, καθώς και τα περισσότερα μητρώα προσωπικού, θα πρέπει να διατηρούνται σε χαρτί.

Σχεδόν κάθε εταιρεία έχει απομακρυσμένους υπαλλήλους που είναι «απρόσιτοι» φυσικά για τον εργοδότη - πώς συμβουλεύουν οι ειδικοί την υπογραφή συμβάσεων και τις ενέργειες μαζί τους, ειδικά τις περιγραφές θέσεων εργασίας;

Όταν κάνετε αίτηση για εργασία ως απομακρυσμένος εργαζόμενος, υπάρχουν πολλά ερωτήματα που σχετίζονται με την πολυπλοκότητα της ροής εργασίας. Επομένως, πριν από την έναρξη της επεξεργασίας των εγγράφων προσωπικού, η εταιρεία πρέπει να αποφασίσει ποια από τις δύο επιλογές για τη ροή εργασιών προσωπικού θα χρησιμοποιηθεί: παραδοσιακή ή ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων.

Επιλογή 1. Παραδοσιακό

Κατά τη χρήση αυτής της επιλογής, η εταιρεία θα στείλει τα πρωτότυπα όλων των εγγράφων προσωπικού μέσω ταχυδρομείου. Ο υπάλληλος θα τα υπογράψει (ή θα βάλει υπογραφή στην εξοικείωση) και θα τα στείλει πίσω ταχυδρομικώς. Παράλληλα, υπάρχουν κίνδυνοι παραβίασης των προθεσμιών κατά τις γνωριμίες, ειδοποιήσεις κ.λπ.

Επιλογή 2. Ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων (312.1 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας)

Ο Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας επιτρέπει στον εργοδότη να στέλνει έγγραφα προσωπικού (παραγγελίες, ειδοποιήσεις, απαιτήσεις κ.λπ.) και άλλα έγγραφα στον εργαζόμενο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο εργαζόμενος έχει επίσης το δικαίωμα να αποστέλλει όλα τα απαραίτητα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων που απαιτούνται για την απασχόληση, διάφορες αιτήσεις σε ηλεκτρονική μορφή. Με αυτήν τη μέθοδο, η ταχυδρομική αποστολή πρακτικά αποκλείεται, είναι δυνατή η αυστηρή τήρηση των προθεσμιών και η εξοικονόμηση ταχυδρομικών τελών.

Ωστόσο, για να είναι νόμιμη η ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ εξ αποστάσεως εργαζόμενου και εργοδότη, τα μέρη πρέπει να χρησιμοποιούν ηλεκτρονική υπογραφή.

Λάβετε υπόψη ότι η εργατική νομοθεσία δεν προβλέπει την υποχρέωση του εργοδότη να πληρώσει για τη λήψη του πιστοποιητικού του κλειδιού ηλεκτρονικής υπογραφής του εργαζομένου, επομένως, πιστεύουμε ότι αυτό το ζήτημα επιλύεται με συμφωνία των μερών της σύμβασης εργασίας.

Προτού δεχθεί εργαζόμενους από απόσταση, συνιστώ στην εταιρεία να αντικατοπτρίζει τη χρήση της εξ αποστάσεως εργασίας και τα χαρακτηριστικά της χρήσης ηλεκτρονικής υπογραφής στο PWTR. Για παράδειγμα,

• είναι δυνατόν να προβλεφθεί εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί ηλεκτρονική υπογραφή, η οποία επιβαρύνεται με το κόστος απόκτησης ηλεκτρονικής υπογραφής,
• ποια είναι η διαδικασία ανταλλαγής ηλεκτρονικών εγγράφων, ποια είναι η μορφή τους, ποια είναι η διαδικασία επιβεβαίωσης παραλαβής εγγράφων.

Όπως γνωρίζετε, ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος να εξοικειώσει τον εργαζόμενο με τοπικά Κανονισμοίπριν από την υπογραφή σύμβασης εργασίας (άρθρο 68 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας), συμπεριλαμβανομένης της περιγραφής εργασίας. Εάν η εταιρεία αποφάσισε να χρησιμοποιήσει ηλεκτρονική υπογραφή, τότε είναι δυνατό να εξοικειωθεί ο εργαζόμενος με τους τοπικούς κανονισμούς χωρίς να λάβετε τη χειρόγραφη υπογραφή του εργαζομένου στο φύλλο εξοικείωσης, αλλά με τη βοήθεια ηλεκτρονικής υπογραφής. Το σχέδιο δράσης μπορεί να μοιάζει με αυτό:

• στείλτε μια σάρωση του PVTR, των κανονισμών πληρωμής, των κανονισμών προστασίας προσωπικών δεδομένων, περιγραφή εργασίας, άλλους τοπικούς κανονισμούς που σχετίζονται με την εργασία ενός εργαζομένου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής από την πλευρά του εργοδότη·
• ο εργαζόμενος πρέπει να στείλει ένα ηλεκτρονικό έγγραφο ως αντάλλαγμα. Στην Τέχνη. Το 312.1 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας δεν αναφέρει συγκεκριμένα τι είδους ηλεκτρονικό έγγραφο πρέπει να είναι. Αυτό μπορεί να είναι ένα email που δηλώνει ότι ο υπάλληλος έχει διαβάσει την τοπική πράξη ή μια σάρωση του φύλλου εξοικείωσης με την υπογραφή του υπαλλήλου. Ο εργαζόμενος πρέπει επίσης να χρησιμοποιεί ηλεκτρονική υπογραφή κατά την αποστολή.

Τίθεται το ερώτημα τι πρέπει να γίνει εάν τα μέρη συμφωνήσουν για τη χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής σε μια σύμβαση εργασίας. Άλλωστε, πριν υπογράψει τη σύμβαση εργασίας, ο υποψήφιος δεν θα γνωρίζει ότι χρειάζεται να λάβει ηλεκτρονική υπογραφή. Υπάρχει κάποια ασυνέπεια στους νομικούς κανόνες σε αυτό το θέμα. Πιστεύουμε ότι όταν λαμβάνεται απόφαση για πρόσληψη ενός υποψηφίου για εργασία, ένα επιπλέον στάδιο πριν την εξοικείωσή του με τις τοπικές πράξεις και την υπογραφή σύμβασης εργασίας θα πρέπει να είναι το στάδιο της συμφωνίας των μερών για τη χρήση ψηφιακής υπογραφής και την απόκτηση ηλεκτρονικής υπογραφή από τον εργαζόμενο.

Ποια είναι η διαδικασία για την υπογραφή σύμβασης εργασίας με εξ αποστάσεως εργαζόμενο; Εάν η σύμβαση εργασίας υπογραφεί από τα μέρη με τον παραδοσιακό τρόπο, τότε η εταιρεία θα πρέπει να στείλει και τα δύο αντίγραφα της σύμβασης εργασίας ταχυδρομικώς στον εργαζόμενο και να γράψει μια συνοδευτική επιστολή με αίτημα να υπογράψει και να επιστρέψει ένα αντίγραφο στον εργοδότη.

Εάν τα μέρη χρησιμοποιούν την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων και την ηλεκτρονική υπογραφή, προκύπτουν ορισμένα πρακτικά ζητήματα:

Πρέπει ο εργοδότης να στείλει στον εργαζόμενο σύμβαση για υπογραφή σε μορφή WORD ή PDF;

Πρέπει ο εργαζόμενος να στείλει το έγγραφο στον εργοδότη σε μορφή WORD (συμπληρώνοντας ηλεκτρονικά την ενότητα "υπογραφές των μερών"); Ή πρέπει να στείλω ένα έγγραφο σε μορφή PDF; Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να εκτυπώσει το συμβόλαιο, να το υπογράψει με το χέρι του, να φτιάξει ένα σκαναρισμένο αντίγραφο και μόνο μετά να το στείλει στον εργοδότη με e-mail;

Μπορούν τα μέρη να χρησιμοποιούν μόνο email ή άλλα κανάλια επικοινωνίας WhatsApp, Skype κ.λπ.;

Μετά την παραλαβή ενός εγγράφου από έναν υπάλληλο, πώς πρέπει να αποθηκεύεται ένα ηλεκτρονικό έγγραφο υπογεγραμμένο με ηλεκτρονική υπογραφή;

Πώς μπορώ να δω στο έγγραφο ότι είναι υπογεγραμμένο με ηλεκτρονική υπογραφή;

Μέχρι τις διευκρινίσεις των κρατικών φορέων ή δικαστική πρακτικήόχι σε αυτά τα θέματα. Αλλά είναι δυνατό να σχολιάσουμε αυτά τα ζητήματα με βάση τους ορισμούς ενός ηλεκτρονικού εγγράφου που δίνονται σε κανονιστικές νομοθετικές πράξεις.

παράγραφος 2 του άρθρου. 434 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας:

Ηλεκτρονικό έγγραφο είναι πληροφορίες που συντάσσονται, αποστέλλονται, λαμβάνονται ή αποθηκεύονται με ηλεκτρονικά, μαγνητικά, οπτικά ή παρόμοια μέσα, συμπεριλαμβανομένης της ανταλλαγής πληροφοριών σε ηλεκτρονική μορφή και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Π . 11.1 Άρθ. 2 του ομοσπονδιακού νόμου της 27ης Ιουλίου 2006 N 149-FZ "Περί Πληροφοριών, Τεχνολογιών Πληροφορικής και Προστασίας Πληροφοριών":

Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο είναι τεκμηριωμένη πληροφορία που παρουσιάζεται σε ηλεκτρονική μορφή, δηλαδή σε μορφή κατάλληλη για ανθρώπινη αντίληψη με χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών, καθώς και για μετάδοση μέσω δικτύων πληροφοριών και τηλεπικοινωνιών ή επεξεργασία σε συστήματα πληροφοριών.

Δηλαδή, ηλεκτρονικό θεωρείται τόσο έντυπο έγγραφο που λαμβάνεται (αποστέλλεται) με χρήση οποιουδήποτε σύγχρονου καναλιού επικοινωνίας, μέσω e-mail, WhatsApp ή Skype κ.λπ., όσο και ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε και στάλθηκε αρχικά σε ηλεκτρονική μορφή και αποθηκεύτηκε σε ηλεκτρονικά μέσα.

Το γεγονός ότι το έγγραφο είναι υπογεγραμμένο με ηλεκτρονική υπογραφή θα φαίνεται στην ετικέτα του αρχείου. Επιπλέον, ως πρόσθετη υπηρεσία, με τη λήψη ηλεκτρονικής υπογραφής, μπορείτε να παραγγείλετε ειδικά σήματα στο κείμενο του ίδιου του εγγράφου.

Οι συστάσεις εδώ μπορεί να είναι:

• στείλτε στον εργαζόμενο μια σύμβαση υπογεγραμμένη από τον εργοδότη σε μορφή PDF.
• εκτυπώστε τη σύμβαση, υπογράψτε την με το δικό σας χέρι, δημιουργήστε ένα σαρωμένο αντίγραφο και στείλτε το στον εργοδότη σε μορφή PDF.
• εκτυπώστε τη σύμβαση και διατηρήστε τη σύμβαση που υπογράφεται από τα δύο μέρη σε προσωπικό αρχείο.
• αποθηκεύει ηλεκτρονικά αρχεία που αποστέλλονται με ηλεκτρονική υπογραφή. Ίσως, σε περίπτωση επαλήθευσης, θα πρέπει να προσκομιστούν για να αποδειχθεί η υπογραφή της σύμβασης από τον εργαζόμενο.
• ο εργοδότης θα πρέπει να καθορίσει σε τοπικούς κανονισμούς, για παράδειγμα, στο PVTR, τη διαδικασία ανταλλαγής ηλεκτρονικών εγγράφων, τη μορφή τους, τη διαδικασία αποθήκευσης, τα κανάλια επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται κ.λπ.).

Λάβετε υπόψη ότι εάν η σύμβαση εργασίας υπογραφεί με ηλεκτρονική υπογραφή, ο εργοδότης υποχρεούται να αποστείλει στον εργαζόμενο αντίγραφο της σύμβασης εργασίας σε χαρτί με συστημένη επιστολή με ειδοποίηση το αργότερο εντός 3 ημερολογιακών ημερών (μέρος 2 του άρθρου 312.2 του Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Ωστόσο, η νομοθεσία δεν προβλέπει την υποχρέωση του εργαζομένου να επιστρέψει τη σύμβαση εργασίας που υπέγραψε με τα ίδια του τα χέρια, γιατί την έχει ήδη υπογράψει με τη βοήθεια του Ο.Κ.Ε.Π.

Παρόμοια προβλήματα προκύπτουν όχι μόνο κατά τη σύνταξη σύμβασης εργασίας ή την εξοικείωση με τοπικές πράξεις, αλλά και κατά τη σύνταξη εγγράφων προσωπικού. Ο υπάλληλος προσωπικού, ως συνήθως, θα πρέπει να ζητήσει από τον εργαζόμενο να υπογράψει συγκατάθεση για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων (εάν σχεδιάζεται να λάβει πληροφορίες από τρίτους ή να τις μεταφέρει σε τρίτους), υποχρέωση να μην αποκαλύψει εμπορικά μυστικά (εάν εταιρεία έχει καθεστώς εμπορικού μυστικού), συμπληρώστε ένα ερωτηματολόγιο (εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί ερωτηματολόγια), εκδώστε εντολή για απασχόληση, προσωπική κάρτα του εργαζομένου.

Αποτελέσματα

Ανάλογα με την επιλεγμένη σειρά ροής εργασίας με έναν απομακρυσμένο εργαζόμενο, μπορείτε:

Επιλογή 1. Στείλτε όλα τα παραπάνω έγγραφα ταχυδρομικώς και στη συνοδευτική επιστολή ζητήστε από τον υπάλληλο να υπογράψει στα σωστά σημεία και να επιστρέψει ταχυδρομικώς. Ο εργαζόμενος υπογράφει ανάλογα τα έγγραφα και τα αποστέλλει ταχυδρομικά στον εργοδότη.

Επιλογή 2. Αποστολή εγγράφων με τη μορφή ηλεκτρονικών εγγράφων με χρήση UKEP. Κατά τη γνώμη μας, είναι πιο βολικό εάν τα έγγραφα αποστέλλονται σε μορφή PDF, ο εργαζόμενος τυπώνει τα έγγραφα, υπογράφει με το χέρι του, κάνει σαρωμένα αντίγραφα και τα στέλνει στον εργοδότη σε μορφή PDF, χρησιμοποιώντας το UKEP. Ο υπάλληλος προσωπικού θα εκτυπώσει τα ληφθέντα έγγραφα, θα αποθηκεύσει τις έντυπες εκδόσεις σε προσωπικό αρχείο και τα ηλεκτρονικά έγγραφα σε ειδικό φάκελο σε ηλεκτρονική μορφή. Εξάλλου, τα ηλεκτρονικά έγγραφα σε αυτήν την περίπτωση θα είναι τα πρωτότυπα έγγραφα και τα έντυπα μέσα - μόνο αντίγραφα.

Επιπλέον, σημειώστε, δυνάμει του Μέρους 4 του Άρθ. 312.1 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, κάθε ένα από τα μέρη υποχρεούται να αποστείλει υπό μορφή ηλεκτρονικού εγγράφου την επιβεβαίωση παραλαβής του ηλεκτρονικού εγγράφου εντός της χρονικής περιόδου που καθορίζεται από τη σύμβαση εργασίας στις απομακρυσμένη εργασία. Δηλαδή, έχοντας λάβει έγγραφα για υπογραφή, ο εργαζόμενος πρέπει, για παράδειγμα, να απαντήσει ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗότι τα έγγραφα έχουν παραληφθεί. Με τη σειρά του, ο εργοδότης, μετά την παραλαβή των υπογεγραμμένων εγγράφων από τον εργαζόμενο, πρέπει επίσης να στείλει μια επιστολή ως απάντηση στην παραλαβή των εγγράφων. Οι λεπτομέρειες αυτών των επιβεβαιώσεων (όχι μόνο ο όρος, αλλά, για παράδειγμα, το κείμενο της επιβεβαίωσης, ενέργειες σε περίπτωση προβλημάτων, αστοχιών παραλαβής κ.λπ.) θα πρέπει να προβλέπονται στις συμβάσεις εργασίας και στους τοπικούς κανονισμούς.

Μια άλλη πιθανή επιλογή κατά την εγγραφή ενός υπαλλήλου για εργασία εξ αποστάσεως.

Επιλογή 3 - αυτή είναι μια εμφάνιση στην τοποθεσία του εργοδότη για εγγραφή. Εάν τα μέρη συμφωνούν και το κόστος μεταφοράς είναι χαμηλό, αυτή είναι μια αποδεκτή επιλογή. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να ελέγξετε τα έγγραφα του υπαλλήλου, να εξοικειώσετε τον υπάλληλο με τοπικές πράξεις και να υπογράψετε μια συμφωνία, καθώς και μια παραγγελία, μια προσωπική κάρτα κ.λπ.

Επί του παρόντος, η βελτιστοποίηση και η αυτοματοποίηση των διαδικασιών σε όλους τους τομείς της οικονομίας είναι ένα από τα πιο συζητημένα θέματα στην κοινότητα των ειδικών. Ούτε το κράτος του στερεί την προσοχή: το 2017 η «Αναπτυξιακή Στρατηγική κοινωνία της Πληροφορίας V Ρωσική Ομοσπονδίαγια το 2017 - 2030», στο πλαίσιο του οποίου υλοποιείται το πρόγραμμα «Ψηφιακή Οικονομία».

Μία από τις δραστηριότητες αυτού του προγράμματος είναι η μετάβαση στην αλληλεπίδραση χωρίς χαρτί μεταξύ εργαζομένων και εργοδοτών. Αυτό σημαίνει ότι στο εγγύς μέλλον θα πρέπει να υπάρξει το νομοθετικό πλαίσιο, το οποίο σας επιτρέπει να διατηρείτε έγγραφα προσωπικού σε ηλεκτρονική μορφή.

Πώς πρέπει να μοιάζει το μέλλον της ροής εργασίας HR;

Προφανώς, στο μέλλον, ο εργοδότης και ο εργαζόμενος θα πρέπει να μπορούν να υπογράφουν ηλεκτρονικά οποιαδήποτε έγγραφα προσωπικού από οπουδήποτε στον κόσμο από οποιαδήποτε συσκευή. Τα έντυπα έγγραφα και οι «ζωντανές» υπογραφές σε αυτά θα πρέπει σταδιακά να βγουν από την επιχειρηματική κυκλοφορία. Ταυτόχρονα, βεβαίως, πρέπει να διασφαλίζεται η σωστή ταυτοποίηση των προσώπων που υπογράφουν έγγραφα προσωπικού, καθώς και η ασφάλεια μετάδοσης και αποθήκευσης πληροφοριών σε ηλεκτρονική μορφή.

Γιατί είναι σημαντικό?

Τα πλεονεκτήματα της εισαγωγής της αλληλεπίδρασης χωρίς χαρτί μεταξύ του εργαζομένου και του εργοδότη είναι προφανή:

Εξοικονόμηση χρόνου για τους υπαλλήλους (και επομένως χρήματα για την εταιρεία).

Αύξηση της κινητικότητας των εργαζομένων - τα έγγραφα μπορούν να υπογραφούν από φορητό υπολογιστή ή smartphone από οπουδήποτε στον κόσμο.

Επιτάχυνση των διαδικασιών έγκρισης και υπογραφής εγγράφων προσωπικού.

Απλοποίηση της διαδικασίας ελέγχου της υπογραφής των εγγράφων προσωπικού.

Αύξηση της διαφάνειας της ροής εργασίας του προσωπικού.

Βελτίωση της ασφάλειας των εγγράφων σε σύγκριση με το χαρτί.

Εξοικονόμηση χώρου γραφείου/αρχείου για την αποθήκευση εγγράφων.

Μείωση του κόστους χαρτιού και φροντίδα για το περιβάλλον.

Μείωση του κινδύνου πλαστογραφίας εγγράφων (όταν χρησιμοποιείται βελτιωμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή).

Παροχή ταχύτερης και ευκολότερης πρόσβασης στο αρχείο εγγράφων.

Εγγυημένη πιο γρήγορη υποβολή των εγγράφων στις ρυθμιστικές αρχές.

Τι γίνεται σε κρατικό επίπεδο;

Για να εισαγάγει την αλληλεπίδραση χωρίς χαρτί μεταξύ ενός εργαζομένου και ενός εργοδότη, το Υπουργείο Εργασίας της Ρωσίας έχει ήδη ξεκινήσει ένα πείραμα για τη μετατροπή εγγράφων και πληροφοριών σχετικά με έναν εργαζόμενο σχετικά με τις εργασιακές σχέσεις σε ηλεκτρονική μορφή.

Στο πείραμα συμμετείχαν μεγάλοι Ρώσοι εργοδότες: Russian Railways JSC, Gazprombank JSC, AvtoVAZ PJSC, ROSBANK PJSC, Mechel PJSC, Severstal Management JSC, Rostelecom PJSC, Yandex LLC.

Το πείραμα θα πρέπει να βοηθήσει:

Δοκιμάστε τον μηχανισμό διατήρησης εγγράφων προσωπικού σε ηλεκτρονική μορφή από τον εργοδότη.

Εκτίμηση του κόστους υλοποίησης και του αποτελέσματος που προκύπτει.

Προσδιορίστε προβλήματα και κινδύνους κατά τη μετάβαση στην αλληλεπίδραση χωρίς χαρτί.

Με βάση τα αποτελέσματα του πειράματος, σχεδιάζεται να προετοιμαστούν προτάσεις για τη βελτιστοποίηση των εγγράφων που είναι υποχρεωτικό να διατηρεί ο εργοδότης στον τομέα των εργασιακών σχέσεων, καθώς και να αναπτυχθούν και να εισαχθούν κατάλληλες αλλαγές στη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Οι νομοθετικές αλλαγές προγραμματίζονται όχι νωρίτερα από το τέταρτο τρίμηνο του 2018.

Σχέδιο για το πείραμα του Υπουργείου Εργασίας

Πρώτο στάδιο

Προετοιμασία έργων και έγκριση τοπικών κανονισμών που είναι απαραίτητοι για τη διεξαγωγή ενός πειράματος σε έναν οργανισμό, οι οποίοι περιέχουν διαδικασίες για τη διεξαγωγή του, κατάλογο υπεύθυνων για τη διεξαγωγή ενός πειράματος.

Οργάνωση αλληλεπίδρασης με την πρωτοβάθμια συνδικαλιστική οργάνωση ή (ελλείψει πρωτοβάθμιας συνδικαλιστικής οργάνωσης) με άλλους εκπροσώπους των εργαζομένων για συμμετοχή στο πείραμα.

Δεύτερη φάση

Προετοιμασία εταιρικών πληροφοριακών συστημάτων, καθώς και άλλη τεχνική εκπαίδευση (εάν είναι απαραίτητο).

Διευκρίνιση των τοπικών κανονισμών για το πείραμα (εάν είναι απαραίτητο).

Τρίτο στάδιο

Υλοποίηση του πειράματος σε επιλεγμένες εταιρείες.

Σύνοψη από κάθε συμμετέχοντα με βάση τα αποτελέσματα του προηγούμενου πειράματος και αποστολή πληροφοριών στο Υπουργείο Εργασίας της Ρωσίας που περιέχουν εκτίμηση του οικονομικού κόστους, του χρόνου κόστους, των κινδύνων που σχετίζονται με το πείραμα, της ανάλυσης των επιπτώσεων της διατήρησης εγγράφων προσωπικού σε ηλεκτρονική μορφή , καθώς και τον αντίκτυπό τους στην παραγωγικότητα της εργασίας και στις δραστηριότητες ελέγχου - εποπτείας.

Τέταρτο στάδιο

Γενική σύνοψη και αξιολόγηση των αποτελεσμάτων του προηγούμενου πειράματος στο Υπουργείο Εργασίας της Ρωσίας.

Τύποι εργασίας με έγγραφα προσωπικού που περιλαμβάνονται στο πείραμα:

Σύναψη συμβάσεων εργασίας;

Εγγραφή επαγγελματικών ταξιδιών.

Ρυθμίσεις άδειας.

Ενημέρωση των εργαζομένων για τα στοιχεία των μισθών που τους οφείλονται για τη σχετική περίοδο·

Οι αποχρώσεις της ροής εργασιών του οργανισμού: είναι νόμιμη η χρήση EDS στα έγγραφα προσωπικού μιας επιχείρησης - διαβάστε το άρθρο.

Ερώτηση:Θα είναι έγκυρα τα έγγραφα (προσωπικό και ΟΤ) υπογεγραμμένα από τον προϊστάμενο του ΕΔΣ και τυπωμένα σε χαρτί.

Απάντηση:Οι πληροφορίες σε ηλεκτρονική μορφή, που εγκρίνονται με ηλεκτρονική υπογραφή, αναγνωρίζονται ως ηλεκτρονικό έγγραφο, ισοδύναμο με ένα έντυπο έγγραφο που υπογράφεται με το ίδιο το χέρι. Η εξαίρεση είναι περιπτώσεις όπου οι ομοσπονδιακοί νόμοι ή κανονισμοί που εγκρίνονται σύμφωνα με αυτούς απαιτούν την ανάγκη σύνταξης ενός εγγράφου μόνο σε χαρτί. Δηλαδή, η νομοθεσία επιτρέπει στον εργοδότη να χρησιμοποιεί ειδική ηλεκτρονική υπογραφή για περιορισμένο σύνολο εγγράφων (μέρος τέταρτο του άρθρου 312.1 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Ταυτόχρονα, ο Κώδικας Εργασίας επιτρέπει την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων μόνο για απομακρυσμένους εργαζόμενους. Ο εργοδότης υποχρεούται να συντάσσει έγγραφα σε χαρτί, όπου είναι υποχρεωτική η προσωπική υπογραφή των εργαζομένων και των εξουσιοδοτημένων προσώπων. Αυτά είναι ένα βιβλίο εργασίας, μια σύμβαση εργασίας, μια προσωπική κάρτα, παραγγελίες προσωπικού, αιτήσεις, πιστοποιητικά αναρρωτικής άδειας, μητρώα και άλλα (δείτε τη λίστα τέτοιων εγγράφων στον παρακάτω πίνακα). Έτσι, όλα τα έγγραφα προσωπικού για τα οποία η εργατική νομοθεσία απαιτεί τη συναίνεση του εργαζομένου πρέπει να φυλάσσονται σε χαρτί, με τις υπογραφές εξουσιοδοτημένων προσώπων και του εργαζομένου. Τέτοια έγγραφα πρέπει να περιέχουν «ζωντανές» υπογραφές του εργαζομένου και του εξουσιοδοτημένου προσώπου. Σε άλλα έγγραφα προσωπικού (για παράδειγμα, στο φύλλο χρόνου), μπορεί να υπάρχει EDS εξουσιοδοτημένου ατόμου (διαχειριστή).

Απαντήθηκε από τον Alexander Sorokin,

συστάσεις».

Λογική

Κατάσταση:Είναι δυνατή η διατήρηση ενός φύλλου χρόνου σε ηλεκτρονική μορφή χωρίς εγγραφή σε χαρτί;

Είναι δυνατό, αλλά μόνο εάν είναι πιστοποιημένο με ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή.

Το φύλλο χρόνου (στο έντυπο Νο. T-13 ή μια φόρμα που έχει αναπτυχθεί μόνος του) είναι το κύριο λογιστικό έγγραφο (ρήτρα 2 του Διατάγματος της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 8ης Ιουλίου 1997 Αρ. 835). Τα βασικά και συνοπτικά λογιστικά έγγραφα μπορούν να συνταχθούν σε χαρτί και μέσα υπολογιστή. Η μετάβαση στην τήρηση αρχείων ωρών εργασίας σε μηχανική μορφή θα πρέπει να καταγράφεται στην πράξη στις λογιστική πολιτικήοργάνωση().

Οι πληροφορίες σε ηλεκτρονική μορφή, που εγκρίνονται με ηλεκτρονική υπογραφή, αναγνωρίζονται ως ηλεκτρονικό έγγραφο, ισοδύναμο με ένα έντυπο έγγραφο που υπογράφεται με το ίδιο το χέρι. Η εξαίρεση είναι περιπτώσεις όπου οι ομοσπονδιακοί νόμοι ή κανονισμοί που εγκρίνονται σύμφωνα με αυτούς απαιτούν την ανάγκη σύνταξης ενός εγγράφου μόνο σε χαρτί. Αυτό αναφέρεται στον νόμο της 6ης Απριλίου 2011 No. 63-FZ. Ταυτόχρονα, ο οργανισμός υποχρεούται να παράγει με δικά του έξοδα αντίγραφα τέτοιων εγγράφων σε χαρτί κατόπιν αιτήματος κρατικών φορέων (μέρος 6 του άρθρου 9 του νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402-FZ).

Έτσι, το φύλλο χρόνου μπορεί να διατηρηθεί σε ηλεκτρονική μορφή εάν περιέχει σωστά εκτελεσμένη ηλεκτρονική υπογραφή του υπεύθυνου για τη συντήρηση του φύλλου χρόνου, του προϊσταμένου της δομικής μονάδας και του υπαλλήλου προσωπικού. Εάν είναι απαραίτητο, με βάση αυτό το ηλεκτρονικό έγγραφο, ο εργοδότης μπορεί να συντάξει ένα φύλλο χρόνου σε χαρτί.

Μια παρόμοια άποψη περιέχεται στην επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 11 Ιανουαρίου 2012 Αρ. 03-02-07 / 1-1.

Χαρακτηριστικά της εργασίας με ηλεκτρονικά έγγραφα

Με ποιους εργαζόμενους μπορεί να συναφθεί σύμβαση εργασίας μέσω Διαδικτύου;

με απομακρυσμένους εργάτες.

Είναι δυνατή η έκδοση προκαταρκτικής αναφοράς για επαγγελματικό ταξίδι σε ηλεκτρονική μορφή;

Ναι, επιτρέπεται.

Πόσα χρόνια αποθηκεύονται έγγραφα προσωπικού σε ηλεκτρονική μορφή;

Όσο χαρτί.

Οι τροποποιήσεις στον Εργατικό Κώδικα για την εξ αποστάσεως εργασία κατέστησαν δυνατή την επισημοποίηση των εργασιακών σχέσεων μέσω του Διαδικτύου. Για να συμβαδίσουν με την εποχή, οι οργανισμοί προσπαθούν να κατακτήσουν τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων. Η δυσκολία είναι ότι πολλοί υπάλληλοι προσωπικού δεν εμπιστεύονται τα εικονικά έγγραφα. Πόσο δικαιολογημένη είναι αυτή η προσοχή; Ποιες είναι οι απαιτήσεις για έγγραφα HR σε ηλεκτρονική μορφή; Ποια από αυτά πρέπει να αντιγραφούν σε χαρτί;

Ο οργανισμός έχει το δικαίωμα να συντάσσει πρωτογενή λογιστικά έγγραφα τόσο σε έντυπη όσο και σε ηλεκτρονική μορφή (μέρος 5 του άρθρου 9 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 αριθ. 402-FZ (εφεξής νόμος αριθ. 402-FZ). είναι δυνατή η χρήση τους για διαχειριστικούς σκοπούς μόνο υπό την προϋπόθεση ότι έχουν νομική ισχύ (ρήτρα 2.1.25 GOST R 51141-98).

Για να επιτευχθεί αυτό, με τη σύνταξη των σχετικών εγγράφων, οι εργοδότες υποχρεούνται να:
- βασίζεται στους κανόνες της ισχύουσας νομοθεσίας·
- δημιουργία εγγράφων στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς τους·
- συμμορφώνονται με τους καθιερωμένους κανόνες γραφειοκρατίας.

Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο πρέπει πρώτα να εκδοθεί σύμφωνα με γενικοί κανόνεςεργασίες γραφείου (GOST R 6.30-2003). Δεύτερον, να καθοριστούν τα υποχρεωτικά στοιχεία για ένα παρόμοιο έγγραφο σε χαρτί (μέρος 2 του άρθρου 9 του νόμου αριθ. 402-FZ). Αυτά είναι, για παράδειγμα, το όνομα του εγγράφου και η ημερομηνία σύνταξής του, το όνομα του οργανισμού, ο τύπος του εγγράφου, το μέγεθος και οι μονάδες της εκδήλωσης κ.λπ.

Έγγραφα που εκδίδονται μόνο στα χαρτιά

Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο υπογεγραμμένο με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή αναγνωρίζεται ως ισοδύναμο με ένα έντυπο έγγραφο υπογεγραμμένο με χειρόγραφη υπογραφή (Μέρος 1, άρθρο 6 του νόμου αριθ. 63-FZ). Εξαίρεση αποτελούν περιπτώσεις όπου οι ομοσπονδιακοί νόμοι ή οι κανονιστικές νομικές πράξεις που εκδίδονται σύμφωνα με αυτούς απαιτούν τη σύνταξη ενός εγγράφου μόνο σε χαρτί (πίνακας παρακάτω).

Συμβουλή

Έχετε το δικαίωμα να αντιγράψετε τις εγγραφές στην προσωπική κάρτα, η οποία φυλάσσεται σε χαρτί, με τις εγγραφές στην προσωπική κάρτα, η οποία φυλάσσεται σε ηλεκτρονική μορφή

Στην πράξη, ακόμη και αν ένας οργανισμός έχει εισαγάγει ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, ορισμένα από τα έγγραφα για τα οποία ο νόμος απαιτεί προσωπικές υπογραφές των εργαζομένων συντάσσονται σε χαρτί. Για παράδειγμα, το λογιστικό βιβλίο για την κίνηση των βιβλίων εργασίας και τα ένθετα σε αυτά. Άλλωστε περιέχει τις στήλες «Απόδειξη υπευθύνου που αποδέχτηκε ή συμπλήρωσε το βιβλίο εργασίας» και «Απόδειξη υπαλλήλου για την απόκτηση του βιβλίου εργασίας». Όμως το μητρώο των συμβάσεων εργασίας τηρείται σε ηλεκτρονική μορφή.

Διόρθωση του σφάλματος

Λάθος Ορισμένοι εργοδότες πιστεύουν ότι μπορούν να δεχτούν αιτήσεις από υπαλλήλους και έγγραφα (πληροφορίες) που είναι απαραίτητα για την εκχώρηση επιδομάτων τέκνου σε ηλεκτρονική μορφή, υπό την προϋπόθεση ότι είναι πιστοποιημένα με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή (ρήτρα 5.1 της Διαδικασίας για το διορισμό και την πληρωμή των κρατικών παροχών , που εγκρίθηκε με εντολή του Υπουργείου Υγείας και Κοινωνικής Ανάπτυξης της Ρωσίας της 23ης Δεκεμβρίου 2009 Αρ. 1012n (εφεξής η Διαδικασία)).

Πως να Το άρθρο 5 της Διαδικασίας προβλέπει ότι ο εργαζόμενος αποστέλλει ταχυδρομικώς στον οργανισμό που εκχωρεί παροχές, αντίγραφα εγγράφων επικυρωμένα με τον τρόπο που ορίζει ο νόμος, για παράδειγμα, από συμβολαιογράφο (άρθρο 77 των Βασικών Αρχών της Νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας για τους Συμβολαιογράφους , που εγκρίθηκε με ψήφισμα του Ανώτατου Συμβουλίου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 11ης Φεβρουαρίου 1993 Αρ. 4462-1· Διάταγμα του Προεδρείου του Ανώτατου Σοβιέτ της ΕΣΣΔ της 4ης Αυγούστου 1983 Αρ.

Τι θα συμβεί αν... Εάν η εταιρεία καταβάλει το επίδομα για σαρωμένα και δεόντως μη επικυρωμένα αντίγραφα εγγράφων, το FSS της Ρωσίας δεν θα το δεχτεί για αντιστάθμιση.

Πώς να αποκτήσετε μια βελτιωμένη ειδική υπογραφή Στην ενότητα "Εργατικές διαφορές"

θα βρείτε δικαστική απόφαση ότι η σχέση εργασίας μπορεί να επιβεβαιωθεί από το περιεχόμενο της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που πραγματοποιήθηκε κατά τη διαδικασία πρόσληψης (help.kdelo.ru/sn/item5180?catId=4324)

Μια ενισχυμένη ειδική υπογραφή σάς επιτρέπει να προσδιορίσετε τον υπάλληλο που υπέγραψε το έγγραφο και επίσης να διαπιστώσετε εάν το έγγραφο άλλαξε μετά την υπογραφή του (Μέρος 4, άρθρο 5 του νόμου αριθ. 63-FZ). Το κλειδί επαλήθευσης για μια τέτοια ηλεκτρονική υπογραφή καθορίζεται σε ειδικό πιστοποιητικό πιστοποιημένου διαπιστευμένου κέντρου πιστοποίησης. Για να εκδώσουν μια ενισχυμένη ειδική υπογραφή, οι οργανισμοί και οι εργαζόμενοι πρέπει να επικοινωνήσουν με ένα διαπιστευμένο κέντρο πιστοποίησης (άρθρο 15 του νόμου αριθ. 63-FZ) και να υποβάλουν ένα σύνολο ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ(Μέρος 2, άρθρο 18 του νόμου αριθ. 63-FZ). Ο κατάλογος των διαπιστευμένων κέντρων πιστοποίησης είναι αναρτημένος στον ιστότοπο του Υπουργείου Επικοινωνιών της Ρωσίας minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator=118 (πληροφοριακή επιστολή της Ομοσπονδιακής Υπηρεσίας Χρηματοοικονομικών Αγορών της Ρωσίας με ημερομηνία 6 Ιουνίου 2013 Αρ. 13- ΔΠ-10/21117).

Πόσο και πώς αποθηκεύονται εικονικά έγγραφα προσωπικού

Όλα τα κύρια έγγραφα που εκδίδονται από τον οργανισμό μπορούν να αποθηκευτούν ηλεκτρονικά. Το κυριότερο είναι ότι είναι πιστοποιημένα με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή. Η διαδικασία για τη συγκρότηση ηλεκτρονικού αρχείου ενός οργανισμού καθορίζεται από τον Κανονισμό λειτουργίας των αρχείων. Παράλληλα, ο νόμος δεν προβλέπει ειδικούς τρόπους αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων. Οι εταιρείες μπορούν να τα αποθηκεύσουν σε υπολογιστή, μονάδα flash, δίσκο, σε χαρτί σε έντυπη μορφή με σήμα ηλεκτρονικής υπογραφής: «Το έγγραφο υπογράφεται με ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή. Αποτύπωμα όχι."

Συμβουλή

Ο οργανισμός έχει το δικαίωμα να μην δημιουργήσει το δικό του αρχείο, αλλά να μεταφέρει τα έγγραφά του για μόνιμη αποθήκευση στο κρατικό αρχείο (ρήτρα 4, άρθρο 18 του Νόμου της 22ας Οκτωβρίου 2004 Αρ. 125-FZ)

Είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ένα καθεστώς αποθήκευσης που αποκλείει:
- απώλεια, καταστροφή ή παραμόρφωση πληροφοριών. Για παράδειγμα, η αντικατάσταση εγγράφων σε νέα μέσα καθώς τα παλιά γίνονται απαρχαιωμένα κ.λπ. (ρήτρα 4.4.2.4 των Κανόνων για τη λειτουργία των αρχείων).
- μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα. Για παράδειγμα, να διορίσει υπαλλήλους υπεύθυνους για τη διασφάλιση της ασφάλειας των προσωπικών δεδομένων στο σύστημα πληροφοριών, κ.λπ.

Οι περίοδοι αποθήκευσης για έντυπα και ηλεκτρονικά τυπικά αρχειακά έγγραφα είναι οι ίδιες. Ιδρύονται με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 25 Αυγούστου 2010 αρ. 558.

Θυμηθείτε το κύριο πράγμα

Ο εργοδότης υποχρεούται να συντάσσει έγγραφα σε χαρτί, όπου είναι υποχρεωτική η προσωπική υπογραφή των εργαζομένων και των εξουσιοδοτημένων προσώπων. Πρόκειται για βιβλιάριο εργασίας, σύμβαση εργασίας, προσωπική κάρτα, παραγγελίες προσωπικού, αιτήσεις, βεβαιώσεις αναρρωτικής άδειας, μητρώα κ.λπ.

Υπάρχει κάποια αντίφαση μεταξύ του Νόμου για την Ηλεκτρονική Υπογραφή και του Εργατικού Κώδικα. Επίσημα, ένα έγγραφο με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή εξισώνεται με ένα έγγραφο που υπογράφεται με το δικό του χέρι. Ωστόσο, ο Κώδικας Εργασίας επιτρέπει την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων μόνο για τηλεργαζόμενους.

Μέχρι σήμερα, η εργατική νομοθεσία δεν παρέχει στον εργοδότη τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες όλα τα έγγραφα προσωπικού θα μπορούσαν να αποθηκεύονται μόνο σε ηλεκτρονική μορφή. Εξαίρεση αποτελούν έγγραφα που σχετίζονται με τις εργασιακές σχέσεις των απομακρυσμένων εργαζομένων.

Με απόφαση του Συλλόγου των Ομοσπονδιακών Αρχείων της 6ης Φεβρουαρίου 2002 (εφεξής - Κανόνες για την εργασία των αρχείων)

Μάθετε για τους κανόνες και τις μεθόδους αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων

Απαντήθηκε από τον Alexander Sorokin,

Αναπληρωτής Επικεφαλής του Τμήματος Λειτουργικού Ελέγχου της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας

«Ο CCP θα πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο σε περιπτώσεις όπου ο πωλητής παρέχει στον αγοραστή, συμπεριλαμβανομένων των υπαλλήλων του, πρόγραμμα αναβολής ή δόσεων για την πληρωμή των αγαθών, των έργων, των υπηρεσιών τους. Αυτές οι περιπτώσεις, σύμφωνα με την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία, σχετίζονται με την παροχή και την αποπληρωμή δανείου για την πληρωμή αγαθών, εργασίας και υπηρεσιών. Εάν ένας οργανισμός χορηγήσει δάνειο σε μετρητά, λάβει επιστροφή ενός τέτοιου δανείου ή ο ίδιος λάβει και αποπληρώσει ένα δάνειο, μην χρησιμοποιήσετε το ταμείο. Πότε ακριβώς πρέπει να κάνετε μια επιταγή, κοιτάξτε

Κατά την πρόσληψη ενός υπαλλήλου, η εταιρεία συντάσσει περίπου δώδεκα έγγραφα. Κάθε χρόνο, ένα άλλο πακέτο προστίθεται σε αυτήν την κορυφαία δεκάδα - δηλώσεις, πρόσθετες συμφωνίες στη σύμβαση εργασίας, παραγγελίες, χρονοδιαγράμματα και ούτω καθεξής. Και δεν αρκεί να συντάξετε σωστά όλο αυτό το σωρό χαρτιά, χρειάζονται προσωπικές υπογραφές εργαζομένων και σωστά οργανωμένη αποθήκευση. Εάν το προσωπικό της εταιρείας αποτελείται από πολλές χιλιάδες άτομα και τα γραφεία αντιπροσωπείας βρίσκονται σε διαφορετικές περιοχές της χώρας και του κόσμου, τότε οι απλές "διατυπώσεις" του προσωπικού μετατρέπονται σε πρόβλημα.

Η λύση θα μπορούσε να είναι η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων. Ακόμη και στον τομέα των εργασιακών σχέσεων, σήμερα υπάρχει μια τάση προς την ψηφιοποίηση.

Ενεργή υποστήριξη παρέχεται επίσης από το κράτος:

• Το Υπουργείο Εργασίας της Ρωσίας ξεκίνησε ένα πείραμα για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων προσωπικού - Διάταγμα του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσίας αριθ. "
• Το 2018, τέθηκε σε ισχύ το GOST R 7.0.97-2016. «Εθνικό πρότυπο της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Σύστημα προτύπων πληροφόρησης, βιβλιοθηκονομίας και εκδόσεων. Οργανωτική και διοικητική τεκμηρίωση. Απαιτήσεις Τεκμηρίωσης». Έγγραφα που υπογράφονται με ηλεκτρονική υπογραφή (ES) μπορούν να εκτυπωθούν με ειδικά σήματα - σφραγίδες και οι ρυθμιστικές αρχές τα αποδέχονται.
• Σύμφωνα με το διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας αριθ. νομικό πρόσωπο.σχετικά με την τήρηση εγγράφων που προβλέπονται από την εργατική νομοθεσία σχετικά με την εργασία σε ηλεκτρονική μορφή με μεμονωμένους εργοδότες.

Έτσι, εάν μια εταιρεία αποφασίσει να γίνει ψηφιακή…

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να γίνει είναι να αναγνωρίσουμε τη σημασία των ηλεκτρονικών εγγράφων σε εταιρικό επίπεδο. Η θέση της διοίκησης σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να είναι σαφής - σε έναν συγκεκριμένο τομέα δραστηριότητας, ο οργανισμός αρνείται τα έντυπα μέσα και μετακινείται σε ψηφιακά έγγραφα, τα οποία είναι ισοδύναμα με τα έντυπα.

Ο ευκολότερος τρόπος για να ξεκινήσετε είναι να εγκαταλείψετε το χαρτί απλές διαδικασίεςεργασίες γραφείου - αιτήσεις για πάσο, σημειώματα κ.λπ. Αυτή η λίστα περιλαμβάνει επίσης μαζικά έγγραφα - πληροφορίες σχετικά με το πρόγραμμα εργασίας των βάρδιων, γραπτές ειδοποιήσεις σχετικά με τη σύνθεση των πληρωμών κ.λπ. Όλα αυτά τα έγγραφα δεν έχουν αυστηρά καθορισμένη μορφή και δεν απαιτούν την υπογραφή υπαλλήλου.

Μπορείτε επίσης να αρνηθείτε χαρτί κατά την εξοικείωση των εργαζομένων με τοπικούς κανονισμούς, παραγγελίες, οδηγίες και άλλα παρόμοια έγγραφα. Μπορούν να τοποθετηθούν σε εσωτερικές πύλες Διαδικτύου, να αποσταλούν ταχυδρομικώς ή σε εταιρικό σύστημα. Ακόμα κι αν χρειαστεί να εξοικειώσετε το προσωπικό με τις πληροφορίες κάτω από μια προσωπική υπογραφή, δεν υπάρχουν προβλήματα - για αυτό αρκεί να χρησιμοποιήσετε μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή (SES).

Το PES δεν απαιτεί πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής, δηλαδή δεν απαιτείται η συμμετοχή κέντρου πιστοποίησης, δεν απαιτείται ειδικό υλικό και λογισμικό, ενώ σε ορισμένες περιπτώσεις το PES αναγνωρίζεται ως ισοδύναμο με τη χειρόγραφη υπογραφή ενός ατόμου.

Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι Επιπλέον πληροφορίες, που απαιτείται για τον προσδιορισμό του υπογράφοντος, του αμετάβλητου του εγγράφου και των λεπτομερειών του. Το κύριο πλεονέκτημα του ES έναντι της εξοικείωσης μέσω εταιρικών συστημάτων είναι η αδυναμία για οποιονδήποτε εκτός από τον κάτοχο του κλειδιού να σχηματίσει το ίδιο σύνολο πληροφοριών.

Ποια είναι τα οφέλη της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων;

Κάθε εργαζόμενος εμπλέκεται σε κάποιο βαθμό στις διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού και με μεγάλο προσωπικό εργαζομένων, ο φόρτος στις υπηρεσίες HR αυξάνεται. Εάν η εταιρεία έχει κατανεμημένη δομή με απομακρυσμένα υποκαταστήματα, τότε τα στοιχεία κόστους δεν περιορίζονται στο κόστος εκτύπωσης και αποθήκευσης.

Η εξοικονόμηση στην εκτύπωση εγγράφων είναι το πιο προφανές όφελος από τη μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, αλλά αυτό δεν είναι τόσο σημαντικό κόστος. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία ξοδεύει 50 πακέτα χαρτιού (25.000 φύλλα) ετησίως, τότε με μέσο κόστος μιας συσκευασίας χαρτιού 250-300 ρούβλια, το ποσό του κόστους δεν υπερβαίνει τα 15.000 ρούβλια. Το θέμα της αποθήκευσης είναι πολύ πιο σοβαρό -κάποια νομικά έγγραφα έχουν διάρκεια ζωής 75 χρόνια, άρα τα αρχεία, ειδικά των μεγάλων εταιρειών, καταλαμβάνουν τεράστιες εκτάσεις- και αυτό είναι και έξοδο.

Η μεγαλύτερη δαπάνη αφορά την αποστολή εγγράφων. Εάν η εταιρεία είναι μεγάλη και έχει δομή υποκαταστήματος, τότε η ηλεκτρονική αλληλεπίδραση αποδίδει σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Κατά τη διάρκεια του έτους, ένας μέσος υπάλληλος υπογράφει περίπου 20 διαφορετικά έγγραφα σχετικά με τη διαχείριση αρχείων προσωπικού (αιτήσεις για διακοπές, άδεια, εξοικείωση με πληροφορίες και τεχνολογικά έγγραφα με προσωπική υπογραφή κ.λπ.). Φαίνεται ότι μόνο όχι περισσότερα από 15 λεπτά ανά έγγραφο - όχι περισσότερες από 5 ώρες το χρόνο. Τι γίνεται όμως αν υπάρχουν 500 ή περισσότεροι υπάλληλοι; Αυτό είναι ήδη τουλάχιστον 2500 ώρες. Με μέσο ποσοστό εργαζομένων 250 ρούβλια ανά ώρα, η εταιρεία ξοδεύει ήδη 625.000 ρούβλια ετησίως και εάν απασχολούνται εργαζόμενοι στην παραγωγή (M αγαθά αξίας ορισμένου ποσού παράγονται σε N λεπτά), τότε εξακολουθούν να υπάρχουν εκατοντάδες χιλιάδες χαμένοι κέρδη. Εάν τα έγγραφα δεν χρειάζεται απλώς να μεταφερθούν από κτίριο σε κτίριο, αλλά να οργανωθεί η παράδοση των εγγράφων, για παράδειγμα, σε ένα κατάστημα λιανικής και στη συνέχεια να επιστραφούν, τότε το κόστος θα είναι ακόμη μεγαλύτερο.

Η μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων προσωπικού μειώνει το ποσό των χαμένων κερδών - χρειάζεται πολύ λιγότερος χρόνος για την υπογραφή και τη μεταφορά εγγράφων.

***
Η ισχύουσα νομοθεσία δεν επιτρέπει την ψηφιοποίηση όλων των εργασιών με το προσωπικό. Όμως η μετατροπή μέρους των εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή, η αυτοματοποίηση των διαδικασιών προετοιμασίας και έγκρισης θα κάνουν ήδη τις διαδικασίες πιο αποτελεσματικές.