Боловсон хүчний бүртгэлийн менежментэд цахим гарын үсэг. Хүний нөөцийн баримт бичгийг цааснаас дижитал руу шилжүүлэх

Хөдөлмөр, нийгмийн хамгааллын яамнаас 2018 оны 3 дугаар сарын 23-наас 10 дугаар сарын 1-ний өдрийг хүртэл хөдөлмөрийн харилцааны талаар ажилтны талаарх баримт, мэдээллийг цахим хэлбэрт шилжүүлэх туршилт хийжээ. Үүнийг хэрэгжүүлэх журмыг 2018 оны 3-р сарын 26-ны өдрийн 194 тоот тушаалаар зохицуулсан бөгөөд ялангуяа хөдөлмөрийн гэрээ байгуулах, томилолт хийх, хөдөлмөрийн гэрээ байгуулах зэрэг чухал үе шатанд шинэ хөдөлмөрийн дүрмийг туршиж үзэх болно гэжээ. ажлын зөвшөөрөл, ажилтныг амралтын хуваарь болон зарим LNA ажил олгогчтой танилцах.

Туршилтын төсөлд 11 томоохон компани оролцсон: Орос төмөр замууд”, Газпромбанк ХК, АвтоВАЗ ХК, Росбанк ХК, Мечел ХК, Северсталь Менеджмент ХК, Ростелеком ХК, СИБУР ХХК, Альфа-Банк ХК, Татнефть ХК, "Агроторг" ХХК Тэдний даалгавруудын дунд:

• боловсон хүчний баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хөтлөх механизмыг турших;
• боловсон хүчний бүртгэл хөтлөх шинэ дүрмийн зардал, үр нөлөөг үнэлэх;
• и-мэйл дэх боловсон хүчний ажлын урсгалыг хөтлөхтэй холбоотой асуудал, эрсдэлийг тодорхойлох. хэлбэр;
• ажил олгогчдод шаардагдах баримт бичгийг оновчтой болгох санал бэлтгэх;
• боловсон хүчний цахим баримт бичгийн менежмент (EKD) явуулах боломжийг олгохын тулд хууль тогтоомжид нэмэлт, өөрчлөлт оруулах талаар санаачилга гаргах.

Хөдөлмөрийн яамны 2018 оны 10-р сарын 19-ний өдрийн мэдээлснээр ECD-ийн талаар тодорхой зохицуулалт гарч ирэхээс өмнө засгийн газар шийдвэрлэх шаардлагатай тодорхой бэрхшээлүүд тогтоогдсон. Бизнесийн онцолсон зарим бэрхшээлийг энд дурдав.

1. Тоон гарын үсгийг олж авах, ашиглах өндөр зардал. Цахим баримт бичгийн менежментийн хувьд жилд дор хаяж 1 тоон гарын үсэг авах шаардлагатай гэж үздэг. Одоо нэг хүнд ногдох зардал 1000-аас 5000 рубль байна. Хэрэв энэ үнэ буурахгүй бол ECD нэвтрүүлснээр эдийн засгийн үр нөлөө бага байх болно.
2. Бүх нийтийн тоон гарын үсгийн нэгдсэн шаардлага байхгүй. Одоогийн байдлаар хэд хэдэн төрлийн EDS-ийг хуулиар баталж, янз бүрийн нөхцөл байдалд ашигладаг. Өргөн хүрээний эрх зүйн харилцаанд ашиглах боломжтой тул хамгийн их эрэлт хэрэгцээтэй байгаа бол сайжруулсан мэргэшсэн гарын үсэг юм. Гэсэн хэдий ч боловсон хүчний бүртгэлийн менежментийн хувьд EDS-ийн төрөл, түүний онцлогийг хуулиар хараахан тогтоогоогүй байна.
3. Техникийн асуудлууд. Туршилтад оролцсон компаниуд баримт бичгийг зөвхөн онлайн хэлбэрээр хөтлөх нь техникийн асуудлаас болж шийтгэгдэх өндөр эрсдэлтэй тул ажил олгогчдод ашиггүй гэсэн дүгнэлтэд хүрсэн байна. Тиймээс, өгөгдөл алдагдах, гуравдагч этгээд зөвшөөрөлгүй ашиглах, мэдээлэл дамжуулах, боловсруулахад програм хангамжийн алдаа гарсан тохиолдолд ажил олгогч хариулах ёстой. Хэрэв шүүх эсвэл зохицуулах байгууллагад алдагдсан баримт бичиг шаардлагатай бол зөвхөн компани төдийгүй мэдээлэл алдагдсан ажилтан хохирох болно. Энэ нь ажилтан ч, хяналтын байгууллагууд ч хариуцлага хүлээх боломжтой болно гэсэн үг юм.
4. Ажил олгогч бичиг баримтаа үрэгдүүлсэн тохиолдолд ажилчдын хувьд ч эрсдэл бий. Баримт бичиггүй бол эрхээ хамгаалж чадахгүй.

Асуудал их байгаа тул Хөдөлмөрийн яам, ОХУ-ын Үйлдвэрчид, бизнес эрхлэгчдийн холбоо, Бие даасан үйлдвэрчний эвлэлийн холбооноос эхлээд шийдвэрлэх арга замыг хайж, дараа нь бүх санаачилгыг аажмаар хэрэгжүүлэхийг санал болгов. Нэмж дурдахад, бүх нийтийн цахим дижитал гарын үсэг, өгөгдлийг архивт хадгалах, мэдээлэл дамжуулах, цахим баримт бичгийн хууль эрх зүйн ач холбогдол, тэр дундаа шүүхтэй холбоотой дүрэм журамтай байхын тулд эхлээд мэдээллийн технологийн салбарт өөрчлөлт гарахыг хүлээх шаардлагатай гэж албаныхан үзэж байна. Засгийн газрын төлөвлөгөөний дагуу холбогдох хуулийн төслүүдийг дараах хугацаанд бэлтгэх ёстой.

• 2020 оны 12-р сар гэхэд - цахим гарын үсэг үүсгэх, олж авах, ашиглах, түүнд тавигдах нэгдсэн шаардлагыг тогтоох, цахим баримт бичигт дүрслэхтэй холбоотой санаачлага;
• 2020 оны 7-р сар гэхэд - цахим баримт бичгийн тухай ойлголт, цахим баримт бичгийг хадгалах, боловсруулах журам, тэдгээрийн хуулбар (цахим зураг) зэргийг тодорхой болгох төслүүд.

Энэ бүх хууль эрх зүйн орчныг баталсны дараа л ажил олгогчдод боловсон хүчний бүртгэлийг зөвхөн цахим хэлбэрээр хөтлөх боломжийг олгох хуулийн төсөл дээр идэвхтэй ажиллаж эхлэх боломжтой гэдэгт Хөдөлмөрийн яам итгэлтэй байна. Албаны хүмүүсийн таамаглаж буйгаар уг баримт бичиг 2021 оноос өмнө гарч ирэхгүй.

Яагаад өөр туршилт хэрэгтэй байна вэ?

Цахим тоон гарын үсгийн талаарх хууль тогтоомжийн дараагийн өөрчлөлтийг хүлээхгүй байхаар Хөдөлмөрийн яам шийдсэн. Нэмж дурдахад, цахим баримт бичигт шилжих практик туршлага нь мэдээлэл цуглуулах бусад хувилбараас илүү хуулийн төслийг боловсруулагчдад илүү хэрэгтэй гэдэгт албаныхан итгэлтэй байна. Тиймээс ойрын гурван жилд ECD-д шилжих туршилтыг дахин хийхээр төлөвлөж байна. Холбогдох хуулийн төслийг аль хэдийн бэлтгэсэн бөгөөд удахгүй Төрийн Думд орох ёстой.

Хоёр дахь зорилго туршилтын төсөл- ECD-тэй ажиллахдаа цахим гарын үсэг ашиглах, цахим баримтын архивын хадгалалт болон бусад асуудлуудыг тодорхойлох, боломжтой бол шийдлийг олох. Түүгээр ч зогсохгүй туршилтад оролцохыг зөвшөөрсөн бизнес эрхлэгчид бусад журам өөрчлөгдөж байгаа энэ үед ажиллах шаардлагатай болно. Хөдөлмөрийн яамны мэдээлснээр 2020 он гэхэд дараахь холбооны хуулиудад нэмэлт, өөрчлөлт оруулах шаардлагатай.

• "Баримт бичгийн заавал хуулбарлах тухай";
• “Мэдээлэл, мэдээллийн технологи, мэдээлэл хамгаалах тухай”;
• цахим баримт бичгийн лавлагаа, баримт бичгийн цахим хуулбар (цахим дүрс) эсвэл баримт бичгийн өөрөө хадгалах, ашиглах журам зэргийг агуулсан бусад зохицуулалтын эрх зүйн актууд.

Төсөлд оролцогчдын хувьд одоогоор тодорхойгүй байгаа ч ажлын өөрчлөлтөд бэлэн 10 орчим байгууллага байхаар төлөвлөж байна. Ажил олгогчдын хүлээх бүх зардлыг тэд өөрсдөө хариуцдаг. Үүний зэрэгцээ тэд ямар төрлийн цахим гарын үсэг ашиглах, ямар боловсон хүчний баримт бичгийг зөвхөн цахим хэлбэрээр хадгалахаа сонгох боломжтой болно. Цорын ганц дүрэм бол дараах тохиолдолд сайжруулсан мэргэшсэн цахим гарын үсгийг ашиглах явдал юм.

• хөдөлмөрийн гэрээ;
• хариуцлагын гэрээ;
• оюутны гэрээ.

Эсвэл тэдгээрт өөрчлөлт оруулсан бол.

Туршилтын хүрээнд компаниуд цахим баримт бичгийг хадгалах, янз бүрийн төрлийн хэрэглэгчдэд янз бүрийн үйлдэл хийх (өөрчлөлт оруулах, хяналт, ханд (хуулбар) авах гэх мэт).

Албаныхан ажилчдын эрхийг мартаагүй байна. Туршилтын төсөлд оролцох компаниуд баримт бичгийг онлайн хэлбэрт шилжүүлэхийн эсрэг биш гэдгээ хамтын гэрээ эсвэл ажилчидтай тусдаа гэрээ байгуулах шаардлагатай болно.

Хөдөлмөрийн яамны төлөвлөгөөний дагуу туршилтыг 2019-01-01-ээс 2022-01-31-ний хооронд хийх ёстой. Гэхдээ Төрийн Думын депутатууд хуулийн төслийг батлах цаг байхгүй бол эцсийн хугацаа өөрчлөгдөж магадгүй юм. Манай мэдээг дагаарай.

Цахим ажлын дэвтэр дээр юу шийдсэн бэ?

Эхэндээ албан тушаалтнууд цахим ажлын дэвтэрт шилжих санаачлагыг ажил олгогчдыг ECD-д бүрэн шилжүүлэх санаатай нэгтгэхийг хүсч байв. Гэсэн хэдий ч туршилтаас харахад боловсон хүчний бүртгэлийн менежментийн цахим баримт бичгийн дээжийг тусад нь боловсруулах ёстой. Үйлдвэрчний эвлэлийн холбоод, бүх Оросын ажил олгогчдын холбоод үүнийг шаардав.

Тиймээс Хөдөлмөрийн яам 2020 онд дотоодын компаниудад вэб баримт бичгийг нэвтрүүлэхийн тулд цахим хөдөлмөрийн дэвтрийн тухай хуулийн төслийг сурталчлахаар шийдсэн. Албаны хүмүүсийн мэдээлснээр санаачилга бэлэн болсон бөгөөд энэ нь (Хөдөлмөрийн яамны 2018 оны 10-р сарын 19-ний өдрийн мэдээллээс иш татсан) гэж үзэж байна.

тухай мэдээллийг ажил олгогчид цахим хэлбэрээр ОХУ-ын Тэтгэврийн санд илгээнэ хөдөлмөрийн үйл ажиллагааажилчид, өөрөөр хэлбэл ажилд авах, өөр ажлын байранд шилжүүлэх, ажлаас халах тухай. Энэ төсөл нь бүх ажил олгогчдод хамаатай учраас өргөн цар хүрээтэй юм. Ажилчид хүссэн үедээ мэдээллийн системд ажил олгогчийн хийсэн бүртгэлийг харах, түүнчлэн ажил олгогчид, тухайлбал, өөр газар алсаас ажиллах хүсэлт гаргахдаа мэдээллээ цахим хэлбэрээр илгээх боломжтой болно.

Цахим ажлын дэвтрийн давуу болон сул талуудын талаар та манай материалаас уншиж болно.

Ер нь шинэчлэлийг албаныхан хэрхэн харж байна вэ?

ОХУ-ын Хөдөлмөр, нийгмийн хамгааллын яамны дэд сайд Любовь Ельцова өмнө нь хэлэхдээ, Оросын компаниудыг ECD-д шилжүүлэх асуудлаар Хөдөлмөрийн яам бизнес эрхлэгчид болон үйлдвэрчний эвлэлүүдийн байр суурийг сонсоход бэлэн байна.

Любовь Ельцова тайлбарлав (Хөдөлмөрийн яамны албан ёсны вэбсайтаас иш татсан - ред.):

“Бидний саналын гол мөн чанар нь цаасан баримт бичгийн менежментийн хажуугаар аж ахуйн нэгжүүд боловсон хүчний цахим баримт бичгийн менежментийг хийх боломжтой болсон явдал юм. Тодруулбал, боловсон хүчний ажилтай холбоотой баримт бичгийг цахим хэлбэрээр бүрэн буюу хэсэгчлэн хадгалах асуудлыг ажил олгогчид шийдвэрлэх эрхийг олгохыг санал болгож байна. Энэ шийдвэрийг зөвхөн ажилчдын төлөөллийн байгууллагын саналыг харгалзан ажил олгогч гаргана.

Баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хадгалах бүх зардлыг зөвхөн ажил олгогч хариуцна. Ажилтан нь боловсон хүчний цахим бүртгэлийг хэсэгчлэн эсвэл бүрэн хөтлөхтэй холбоотой аливаа зардлыг гаргах ёсгүй. Нэмж дурдахад ажил олгогч нь ажилтны хүсэлтээр түүнд цаасан дээр цахим хэлбэрээр үүсгэсэн баримт бичгийг өгөх үүрэгтэй.

Хэн хөдлөхөд бэлэн байна

“Голчлон босоо нэгдсэн бүтэцтэй, мэдээллийн технологи ашиглахтай холбоотой ажил байдаг” банкны салбар болон мэдээллийн технологийн салбарын компаниуд ECD-ийг нэвтрүүлэхийг дэмжиж байгааг тус яам онцолж байна. Тиймээс тэд туршилтын төслийн анхны оролцогчид болов. Үүний зэрэгцээ олон компаниуд цахим баримт бичгийн менежментийн давуу талыг аль хэдийн үнэлдэг тул эрх баригчид үүнийг боловсон хүчний бүртгэлийн менежментэд хуульчлах юм бол тэд аажмаар ажлын шинэ дүрэм рүү шилжиж эхэлнэ.

KlubaTK-ийн шинжээч, Арес ажилд авах агентлагийн хуульч Татьяна Магерагийн хэлснээр боловсон хүчний цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлэх нь зайлшгүй бөгөөд байгалийн үйл явц юм. Магадгүй эхний үе шатанд түүнд шилжих нь ажил олгогч, ажилчдын аль алинд нь зөвхөн сайн дурын үндсэн дээр байж болох юм. Түүгээр ч барахгүй боловсон хүчний баримт бичгийг бүрдүүлэх, нягтлан бодох бүртгэл хэдэн жилийн турш дижитал хэлбэрээр явагдаж байна. Баримт бичгийг ажилтан, ажил олгогчийн хувийн гарын үсгээр баталгаажуулах шаардлагатай тул цаасан дээр хэвлэх, хуулбарлах нь заавал байх ёстой. Хөдөлмөрийн харилцааны талуудад цахим тоон гарын үсгийг хууль ёсны болгох нь энэ асуудлыг шийдвэрлэх боломжтой юм.

Татьяна Магера мөн nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru зэрэг порталуудыг ашиглах нь өдөр бүр илүү алдартай, үр дүнтэй болж байгааг дурсав. Тиймээс одоо байгаа платформ, хөгжүүлэлтийг ашиглан боловсон хүчний бүртгэлд цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлэхэд юу ч саад болохгүй.

Одоо онлайн формат руу юу орчуулж болох вэ

ОХУ-ын хууль тогтоомж нь компаниудад хүний ​​нөөцийн зарим баримт бичгийг дижитал хэлбэрт оруулах боломжийг олгодог олон зохицуулалтыг агуулдаг. Компанийн удирдлагын шийдвэрээр дотоод бичиг баримтыг ажлын компьютер дээр шууд гаргаж болно. Шаардлагатай бол тэдгээрийг хэвлэж, гарын үсэг зурж болно. Хэрэв тэдгээрийг албан хаагчид эсвэл төрийн байгууллагуудад тоон хэлбэрээр илгээсэн бол тэдгээрийн жинхэнэ эсэхийг цахим тоон гарын үсгээр баталгаажуулах ёстой.

Цахилгаан тоног төхөөрөмжийн нягтлан бодох бүртгэлийн сэтгүүл гэх мэт).

Ажилчдын хувийн карт, боловсон хүчний тухай тушаал, хөдөлмөрийн дэвтэр, тэдгээрийн бүртгэл, хөдөлмөрийн гэрээ, нэмэлт гэрээ, түүнчлэн ихэнх боловсон хүчний бүртгэлийг цаасан дээр хадгалах ёстой.

Бараг бүх компанид ажил олгогчийн хувьд бие махбодийн хувьд "хүртээмжгүй" алслагдсан ажилчид байдаг - мэргэжилтнүүд тэдэнтэй гэрээ байгуулах, ажиллах, ялангуяа ажлын байрны тодорхойлолтод гарын үсэг зурах талаар хэрхэн зөвлөдөг вэ?

Алсын ажилтнаар ажилд орох өргөдөл гаргахдаа ажлын явцын нарийн төвөгтэй байдалтай холбоотой олон асуулт гарч ирдэг. Тиймээс боловсон хүчний баримт бичгийг боловсруулж эхлэхээс өмнө компани боловсон хүчний ажлын урсгалын уламжлалт эсвэл цахим баримт бичгийн солилцоо гэсэн хоёр хувилбарын алийг нь ашиглахаа шийдэх хэрэгтэй.

Сонголт 1. Уламжлалт

Энэ сонголтыг ашиглахдаа компани бүх боловсон хүчний баримт бичгийн эх хувийг шуудангаар илгээнэ. Ажилтан гарын үсэг зурж (эсвэл танилцсан тухай гарын үсэг зурж) шуудангаар буцааж илгээнэ. Үүний зэрэгцээ, танил тал, мэдэгдэл гэх мэт хугацааг зөрчих эрсдэлтэй байдаг.

Сонголт 2. Цахим баримт бичгийг солилцох (ОХУ-ын Хөдөлмөрийн хуулийн 312.1)

ОХУ-ын Хөдөлмөрийн тухай хуульд ажил олгогч нь боловсон хүчний баримт бичиг (захиалга, мэдэгдэл, шаардлага гэх мэт) болон бусад баримт бичгүүдийг ажилтанд цахим шуудангаар илгээх боломжийг олгодог. Ажилтан нь шаардлагатай бүх бичиг баримт, түүний дотор ажилд ороход шаардагдах бичиг баримт, төрөл бүрийн өргөдлийг цахим хэлбэрээр илгээх эрхтэй. Энэ аргын тусламжтайгаар шуудангийн дамжуулалтыг бараг хасч, эцсийн хугацааг чанд дагаж мөрдөж, шуудангийн зардлыг хэмнэх боломжтой.

Гэсэн хэдий ч алслагдсан ажилтан, ажил олгогч хоёрын хооронд цахим бичиг баримт солилцох нь хууль ёсны байхын тулд талууд цахим гарын үсэг ашиглах ёстой.

Хөдөлмөрийн тухай хууль тогтоомжид ажилтны цахим гарын үсгийн түлхүүрийн гэрчилгээг хүлээн авсны төлбөрийг ажил олгогч төлөх үүргийг тусгаагүй тул хөдөлмөрийн гэрээний талуудын тохиролцоогоор энэ асуудлыг шийдвэрлэсэн гэж үзэж байна.

Алсын ажилчдыг хүлээн авахын өмнө би компанид алсын зайн ажлын хэрэглээ, PWTR-д цахим гарын үсэг ашиглах онцлог шинж чанаруудыг тусгахыг зөвлөж байна. Жишээлбэл,

• компани цахим гарын үсэг ашиглаж байгаа эсэх, цахим гарын үсэг авах зардлыг хэн хариуцаж байгааг урьдчилан харах боломжтой.
• цахим баримт бичгийг солилцох журам гэж юу вэ, тэдгээрийн хэлбэр нь юу вэ, баримт бичгийг хүлээн авсныг баталгаажуулах журам юу вэ.

Та бүхний мэдэж байгаагаар ажил олгогч нь хөдөлмөрийн гэрээнд гарын үсэг зурахаас өмнө орон нутгийн дүрэм журамтай танилцах үүрэгтэй (ОХУ-ын Хөдөлмөрийн хуулийн 68-р зүйл), түүний дотор ажлын байрны тодорхойлолт. Хэрэв компани цахим гарын үсгийг ашиглахаар шийдсэн бол тухайн ажилтны танилцуулгын хуудсан дээр өөрийн гараар бичсэн гарын үсгийг авахгүйгээр, харин цахим гарын үсгийн тусламжтайгаар ажилтныг орон нутгийн дүрэм журамтай танилцуулах боломжтой. Үйл ажиллагааны төлөвлөгөө дараах байдалтай байж болно.

• PVTR, Төлбөрийн журам, Хувийн мэдээллийг хамгаалах журам, ажлын байрны тодорхойлолт, ажил олгогчийн цахим гарын үсгийг ашиглан цахим шуудангаар ажилтны ажилтай холбоотой бусад орон нутгийн зохицуулалт;
• ажилтан солилцох цахим баримт бичгийг илгээх ёстой. Урлагт. ОХУ-ын Хөдөлмөрийн тухай хуулийн 312.1-д энэ нь ямар төрлийн цахим баримт бичиг байх ёстойг тусгайлан заагаагүй болно. Энэ нь ажилтан орон нутгийн актыг уншсан тухай цахим шуудан эсвэл ажилтны гарын үсэг бүхий танилцах хуудсыг сканнердсан байж болно. Ажилтан илгээхдээ цахим гарын үсэг ашиглах ёстой.

Хэрэв талууд хөдөлмөрийн гэрээнд цахим гарын үсэг ашиглах талаар тохиролцсон бол яах вэ гэсэн асуулт гарч ирдэг. Эцсийн эцэст, хөдөлмөрийн гэрээнд гарын үсэг зурахаас өмнө нэр дэвшигч цахим гарын үсэг авах шаардлагатай гэдгээ мэдэхгүй байх болно. Энэ асуудалд хууль эрх зүйн хэм хэмжээний зөрчилтэй байна. Нэр дэвшигчийг ажилд авах шийдвэр гаргахдаа орон нутгийн актуудтай танилцах, хөдөлмөрийн гэрээ байгуулахаас өмнөх нэмэлт үе шат нь тоон гарын үсэг ашиглах, цахим гарын үсэг авах талаар талууд тохиролцох үе шат байх ёстой гэж бид үзэж байна. ажилтны гарын үсэг.

Алсын ажилчинтай хөдөлмөрийн гэрээ байгуулах журам юу вэ? Хэрэв талууд хөдөлмөрийн гэрээг уламжлалт ёсоор байгуулсан бол тухайн компани хөдөлмөрийн гэрээний хоёр хувийг ажилтанд шуудангаар илгээж, гарын үсэг зурж, нэг хувийг ажил олгогчид буцааж өгөхийг хүссэн захидал бичих шаардлагатай болно.

Хэрэв талууд цахим баримт бичиг, цахим гарын үсэг солилцохыг ашиглавал хэд хэдэн практик асуудал гарч ирдэг.

Ажил олгогч нь ажилтантай гарын үсэг зурах гэрээг WORD эсвэл PDF форматаар илгээх ёстой юу?

Ажилтан уг баримт бичгийг WORD форматаар ("талуудын гарын үсэг" хэсгийг цахим хэлбэрээр бөглөж) ажил олгогч руу илгээх ёстой юу? Эсвэл би баримт бичгийг PDF форматаар илгээх үү? Энэ тохиолдолд тэрээр гэрээг хэвлэж, өөрийн гараар гарын үсэг зурж, сканнердсан хуулбарыг хийж, зөвхөн дараа нь ажил олгогч руу цахим шуудангаар илгээх ёстой юу?

Талууд зөвхөн цахим шуудан эсвэл WhatsApp, Skype гэх мэт бусад харилцааны сувгийг ашиглаж болох уу?

Ажилтнаас баримт бичгийг хүлээн авсны дараа цахим гарын үсгээр гарын үсэг зурсан цахим баримт бичгийг хэрхэн хадгалах вэ?

Баримт бичигт цахим гарын үсгээр гарын үсэг зурсан гэдгийг яаж харах вэ?

Төрийн байгууллагуудаас тодруулга авах хүртэл буюу шүүхийн практикэдгээр асуудлаар үгүй. Гэхдээ зохицуулалтын актуудад өгөгдсөн цахим баримт бичгийн тодорхойлолтод үндэслэн эдгээр асуудлын талаар тайлбар хийх боломжтой.

Урлагийн 2 дахь хэсэг. ОХУ-ын Иргэний хуулийн 434-р зүйл.

Цахим баримт бичиг нь цахим хэлбэр, цахим шуудангаар мэдээлэл солилцох зэрэг цахим, соронзон, оптик болон ижил төстэй хэрэгслээр бэлтгэсэн, илгээсэн, хүлээн авсан, хадгалсан мэдээлэл юм.

П . 11.1 Урлаг. 2006 оны 7-р сарын 27-ны N 149-ФЗ "Мэдээлэл, мэдээллийн технологи, мэдээллийн хамгаалалтын тухай" Холбооны хуулийн 2-р зүйл:

Цахим баримт бичиг нь цахим хэлбэрээр, өөрөөр хэлбэл цахим компьютер ашиглан хүний ​​ойлголтод нийцсэн хэлбэрээр, түүнчлэн мэдээлэл, харилцаа холбооны сүлжээгээр дамжуулах, мэдээллийн системд боловсруулахад зориулагдсан баримтжуулсан мэдээлэл юм.

Өөрөөр хэлбэл цахим гэдэг нь цахим шуудан, WhatsApp, Skype гэх мэт орчин үеийн харилцааны аль ч сувгийг ашиглан хүлээн авсан (илгээсэн) цаасан баримт бичиг, мөн цахим хэлбэрээр анх үүсгэн илгээсэн, цахим хэрэглүүр дээр хадгалагдсан баримт бичиг гэж тооцогддог.

Баримт бичигт цахим гарын үсгээр гарын үсэг зурсан нь файлын шошгон дээр харагдах болно. Нэмж дурдахад нэмэлт үйлчилгээний хувьд цахим гарын үсэг хүлээн авсны дараа та баримт бичгийн текст дээр тусгай тэмдэг захиалж болно.

Энд байгаа зөвлөмжүүд нь:

• ажилтанд ажил олгогчийн гарын үсэг зурсан гэрээг PDF форматаар илгээх;
• гэрээг хэвлэж, өөрийн гараар гарын үсэг зурж, сканнердсан хуулбарыг хийж, PDF форматаар ажил олгогч руу илгээх;
• гэрээг хэвлэж, хоёр талын гарын үсэг зурсан гэрээг хувийн хэрэгт хадгалах;
• цахим гарын үсэг ашиглан илгээсэн файлуудыг цахим хэлбэрээр хадгалдаг. Магадгүй, баталгаажуулсан тохиолдолд ажилтан гэрээнд гарын үсэг зурсныг нотлохын тулд тэдгээрийг танилцуулах шаардлагатай болно;
• ажил олгогч нь орон нутгийн журамд, жишээлбэл, PVTR-д цахим баримт бичиг солилцох журам, тэдгээрийн хэлбэр, хадгалах журам, ашигласан холбооны суваг гэх мэтийг засах ёстой).

Хэрэв хөдөлмөрийн гэрээг цахим гарын үсэг ашиглан байгуулсан бол ажил олгогч нь хөдөлмөрийн гэрээний хуулбарыг хуанлийн 3 хоногоос хэтрэхгүй хугацаанд ажилтанд баталгаат шуудангаар цаасан дээр илгээх үүрэгтэй болохыг анхаарна уу (Хуулийн 312.2-р зүйлийн 2 дахь хэсэг). ОХУ-ын Хөдөлмөрийн тухай хууль). Гэсэн хэдий ч хууль тогтоомжид ажилтны өөрийн гараар байгуулсан хөдөлмөрийн гэрээг буцааж өгөх үүргийг тусгадаггүй, учир нь тэрээр UKEP-ийн тусламжтайгаар аль хэдийн гарын үсэг зурсан байдаг.

Үүнтэй төстэй асуудал нь зөвхөн хөдөлмөрийн гэрээ байгуулах, орон нутгийн актуудтай танилцах төдийгүй боловсон хүчний баримт бичгийг бүрдүүлэхэд үүсдэг. Боловсон хүчний ажилтан ердийнх шигээ ажилтнаас хувийн мэдээллийг боловсруулах зөвшөөрөл (хэрэв гуравдагч этгээдээс мэдээлэл авах эсвэл гуравдагч этгээдэд шилжүүлэхээр төлөвлөж байгаа бол), худалдааны нууцыг задруулахгүй байх үүрэг (хэрэв компани нь худалдааны нууцын дэглэмтэй), асуулга бөглөх (хэрэв компани асуулга ашигладаг бол), ажилд орох тушаал, ажилтны хувийн карт.

Үр дүн

Алсын ажилчинтай ажиллах ажлын урсгалын сонгосон дарааллаас хамааран та дараахь зүйлийг хийх боломжтой.

Сонголт 1. Дээрх бүх баримт бичгийг шуудангаар илгээж, хавтасны захидалдаа ажилтныг зөв газарт гарын үсэг зурж, шуудангаар буцааж өгөхийг хүс. Үүний дагуу ажилтан баримт бичигт гарын үсэг зурж, шуудангаар ажил олгогч руу илгээдэг.

Сонголт 2. UKEP ашиглан баримт бичгийг цахим баримт хэлбэрээр илгээнэ үү. Бидний бодлоор баримт бичгийг PDF форматаар илгээж, ажилтан нь баримт бичгийг хэвлэж, өөрийн гараар гарын үсэг зурж, сканнердсан хуулбарыг PDF форматаар, UKEP ашиглан ажил олгогч руу илгээдэг бол илүү тохиромжтой. Ажилтан хүлээн авсан баримт бичгийг хэвлэж, цаасан хувилбарыг хувийн хэрэгт, цахим баримт бичгийг тусгай хавтсанд цахим хэлбэрээр хадгална. Эцсийн эцэст, энэ тохиолдолд цахим баримт бичиг нь эх баримт бичиг, цаасан зөөвөрлөгч нь зөвхөн хуулбар байх болно.

Нэмж дурдахад Урлагийн 4-р хэсэгт заасны дагуу анхаарна уу. ОХУ-ын Хөдөлмөрийн тухай хуулийн 312.1-д зааснаар талууд хөдөлмөрийн гэрээнд заасан хугацаанд цахим баримт бичгийг хүлээн авснаа баталгаажуулсан цахим баримт бичиг хэлбэрээр илгээх үүрэгтэй. алсын ажил. Өөрөөр хэлбэл, гарын үсэг зурах бичиг баримтыг хүлээн авсны дараа ажилтан хариулах ёстой имэйлбичиг баримтыг хүлээн авсан. Хариуд нь ажил олгогч нь ажилтанаас гарын үсэг зурсан баримт бичгийг хүлээн авсны дараа баримт бичгийг хүлээн авсны хариуд захидал илгээх ёстой. Эдгээр баталгаажуулалтын дэлгэрэнгүй мэдээллийг (зөвхөн нэр томъёо төдийгүй, жишээ нь, баталгаажуулалтын текст, асуудал гарсан тохиолдолд хийх арга хэмжээ, хүлээн авалтад алдаа дутагдал гэх мэт) хөдөлмөрийн гэрээ, орон нутгийн зохицуулалтад тусгагдсан байх ёстой.

Ажилтныг алсаас ажилд бүртгүүлэх өөр нэг боломжит сонголт.

Сонголт 3 - энэ бол ажил олгогчийн бүртгэлд хамрагдах газарт байгаа дүр зураг юм. Хэрэв талууд тохиролцож, тээврийн зардал бага байвал энэ нь хүлээн зөвшөөрөгдөх боломжтой хувилбар юм. Энэ тохиолдолд та ажилтны бичиг баримтыг шалгаж, орон нутгийн актуудтай танилцаж, гэрээ, захиалга, хувийн карт гэх мэт гарын үсэг зурж болно.

Одоогийн байдлаар эдийн засгийн бүх салбар дахь үйл явцыг оновчтой болгох, автоматжуулах нь шинжээчдийн дунд хамгийн их яригдаж байгаа сэдвүүдийн нэг юм. Төр ч үүнийг анхааралдаа авдаггүй: 2017 онд "Хөгжлийн стратеги" мэдээллийн нийгэм in Оросын Холбооны Улс 2017 - 2030 он, түүний хүрээнд "Дижитал эдийн засаг" хөтөлбөр хэрэгжиж байна.

Энэхүү хөтөлбөрийн нэг үйл ажиллагаа бол ажилтан, ажил олгогч хоёрын цаасгүй харилцаанд шилжих явдал юм. Энэ нь ойрын ирээдүйд боловсон хүчний баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хадгалах боломжийг олгодог хууль эрх зүйн орчин бий болно гэсэн үг юм.

Хүний нөөцийн ажлын урсгалын ирээдүй ямар байх ёстой вэ?

Мэдээжийн хэрэг, ирээдүйд ажил олгогч, ажилтан дэлхийн хаанаас ч, ямар ч төхөөрөмжөөс боловсон хүчний аливаа бичиг баримтад цахим гарын үсэг зурах боломжтой байх ёстой. Цаасан баримт бичиг, тэдгээрийн "амьд" гарын үсэг нь бизнесийн эргэлтээс аажмаар гарах ёстой. Үүний зэрэгцээ мэдээж хэрэг боловсон хүчний баримт бичигт гарын үсэг зурж буй хүмүүсийг зөв таних, цахим хэлбэрээр мэдээлэл дамжуулах, хадгалах аюулгүй байдлыг хангах ёстой.

Яагаад чухал вэ?

Ажилтан ба ажил олгогч хоёрын хооронд цаасгүй харилцааг нэвтрүүлэх давуу тал нь тодорхой юм.

Ажилчдын цагийг хэмнэх (тиймээс компанид мөнгө);

Ажилчдын хөдөлгөөнийг нэмэгдүүлэх - дэлхийн хаанаас ч зөөврийн компьютер эсвэл ухаалаг гар утаснаас баримт бичигт гарын үсэг зурах боломжтой;

Боловсон хүчний баримт бичгийг батлах, гарын үсэг зурах үйл явцыг хурдасгах;

Боловсон хүчний баримт бичигт гарын үсэг зурахад хяналт тавих үйл явцыг хялбаршуулах;

Боловсон хүчний ажлын урсгалын ил тод байдлыг нэмэгдүүлэх;

Баримт бичгийн аюулгүй байдлыг цаастай харьцуулахад сайжруулах;

Баримт бичгийг хадгалах албан тасалгаа/архивын зайг хэмнэх;

Цаасан зардлыг бууруулж, байгаль орчныг хамгаалах;

Баримт бичгийг хуурамчаар үйлдэх эрсдлийг бууруулах (сайжруулсан мэргэшсэн цахим гарын үсэг ашиглах үед);

Баримт бичгийн архивт илүү хурдан, хялбар хандах боломжийг олгох;

Зохицуулах байгууллагад баримт бичгийг илүү хурдан ирүүлэх баталгаатай.

Улсын хэмжээнд ямар ажил хийгдэж байна вэ?

Ажилтан, ажил олгогч хоёрын хооронд цаасгүй харилцах харилцааг нэвтрүүлэхийн тулд ОХУ-ын Хөдөлмөрийн яам хөдөлмөрийн харилцааны талаархи ажилтны тухай баримт бичиг, мэдээллийг цахим хэлбэрт шилжүүлэх туршилтыг аль хэдийн эхлүүлжээ.

Туршилтад Оросын томоохон ажил олгогчид оролцсон: Оросын төмөр зам ХК, Газпромбанк ХК, АвтоВАЗ ХК, РОСБАНК ХК, Мечел ХК, Северсталь Менежмент ХК, Ростелеком ХК, Яндекс ХХК.

Туршилт нь туслах ёстой:

Ажил олгогчийн боловсон хүчний баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хөтлөх механизмыг турших;

Хэрэгжүүлэх зардал ба үр дүнг тооцох;

Цаасгүй харилцаанд шилжихэд тулгарч буй бэрхшээл, эрсдэлийг тодорхойлох.

Туршилтын үр дүнд үндэслэн хөдөлмөрийн харилцааны чиглэлээр ажил олгогчид шаардагдах баримт бичгийг оновчтой болгох, түүнчлэн ОХУ-ын хууль тогтоомжид зохих өөрчлөлтүүдийг боловсруулж, нэвтрүүлэх талаар санал боловсруулахаар төлөвлөж байна.

Хууль тогтоомжийн өөрчлөлтийг 2018 оны дөрөвдүгээр улирлаас өмнө хийхээр төлөвлөж байна.

Хөдөлмөрийн яамны туршилтын төлөвлөгөө

Эхний шат

Байгууллагад туршилт явуулахад шаардлагатай төслүүдийг бэлтгэх, түүнийг явуулах журам, туршилт явуулах үүрэг бүхий хүмүүсийн жагсаалтыг агуулсан орон нутгийн дүрмийг батлах;

Туршилтанд оролцохын тулд анхан шатны үйлдвэрчний эвлэлийн байгууллагатай эсвэл (үндсэн үйлдвэрчний эвлэлийн байгууллага байхгүй бол) ажилчдын бусад төлөөлөгчидтэй харилцах ажлыг зохион байгуулах.

Хоёр дахь үе шат

Байгууллагын мэдээллийн системийг бэлтгэх, түүнчлэн бусад техникийн сургалт (шаардлагатай бол);

Туршилтын орон нутгийн зохицуулалтыг тодруулах (шаардлагатай бол).

Гурав дахь шат

Туршилтыг сонгосон компаниудад хэрэгжүүлэх;

Өнгөрсөн туршилтын үр дүнд үндэслэн оролцогч бүрийг нэгтгэн дүгнэж, санхүүгийн зардал, цаг хугацааны зардал, туршилттай холбоотой эрсдлийн үнэлгээ, боловсон хүчний баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хөтлөх үр нөлөөний дүн шинжилгээг агуулсан мэдээллийг ОХУ-ын Хөдөлмөрийн яаманд илгээнэ. , түүнчлэн хөдөлмөрийн бүтээмжид үзүүлэх нөлөө, хяналт - хяналтын үйл ажиллагаа.

Дөрөв дэх үе шат

ОХУ-ын Хөдөлмөрийн яаманд өнгөрсөн туршилтын үр дүнгийн ерөнхий дүгнэлт, үнэлгээ.

Туршилтанд хамрагдсан боловсон хүчний баримт бичигтэй хийх ажлын төрлүүд:

Хөдөлмөрийн гэрээ байгуулах;

Бизнес аялалын бүртгэл;

Амрах зохицуулалт;

Холбогдох хугацааны цалингийн бүрдэл хэсгүүдийн талаар ажилчдад мэдэгдэх;

Байгууллагын ажлын явцын онцлог шинж чанарууд: аж ахуйн нэгжийн боловсон хүчний баримт бичигт EDS ашиглах нь хууль ёсны эсэх - нийтлэлийг уншина уу.

Асуулт:ЭЦГ-ын даргын гарын үсэг зурж, цаасан дээр хэвлэсэн баримт бичиг (боловсон хүчин болон ОТ) хүчинтэй байх уу.

Хариулт:Цахим гарын үсгээр баталгаажуулсан цахим хэлбэр дэх мэдээллийг өөрийн гараар гарын үсэг зурсан цаасан баримттай дүйцэхүйц цахим баримт бичиг гэж хүлээн зөвшөөрдөг. Үл хамаарах зүйл бол холбооны хууль тогтоомж, тэдгээрийн дагуу батлагдсан дүрэм журам нь баримт бичгийг зөвхөн цаасан дээр гаргах шаардлагатай болсон тохиолдол юм. Өөрөөр хэлбэл, хууль тогтоомж нь ажил олгогчдод хязгаарлагдмал багц баримт бичигт мэргэшсэн цахим гарын үсэг ашиглахыг зөвшөөрдөг (ОХУ-ын Хөдөлмөрийн хуулийн 312.1-р зүйлийн дөрөв дэх хэсэг). Үүний зэрэгцээ Хөдөлмөрийн тухай хуульд зөвхөн алслагдсан ажилчдад цахим бичиг баримт солилцохыг зөвшөөрдөг. Ажил олгогч нь ажилчид болон эрх бүхий хүмүүсийн хувийн гарын үсэг заавал байх ёстой цаасан дээр бичиг баримт бүрдүүлэх үүрэгтэй. Эдгээр нь хөдөлмөрийн дэвтэр, хөдөлмөрийн гэрээ, хувийн карт, боловсон хүчний захиалга, өргөдөл, өвчний чөлөөний гэрчилгээ, бүртгэл болон бусад зүйл юм (доорх хүснэгтээс ийм баримт бичгийн жагсаалтыг үзнэ үү). Тиймээс хөдөлмөрийн тухай хууль тогтоомжид ажилтны зөвшөөрөл шаардлагатай бүх боловсон хүчний баримт бичгийг эрх бүхий хүмүүс болон ажилтны гарын үсэг бүхий цаасан дээр хадгалах ёстой. Ийм баримт бичиг нь ажилтан болон эрх бүхий этгээдийн "амьд" гарын үсгийг агуулсан байх ёстой. Бусад боловсон хүчний баримт бичигт (жишээлбэл, цагийн хуудсанд) эрх бүхий этгээдийн (менежер) EDS байж болно.

Александр Сорокин хариулав.

зөвлөмжүүд ".

Үндэслэл

Нөхцөл байдал:Цаасан дээр бүртгүүлэхгүйгээр цагийн хуудсыг цахим хэлбэрээр хөтлөх боломжтой юу?

Энэ нь боломжтой, гэхдээ зөвхөн цахим тоон гарын үсгээр баталгаажсан тохиолдолд л болно.

Цагийн хуудас (Т-13 маягт эсвэл өөрөө боловсруулсан хэлбэрээр) нь нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичиг юм (ОХУ-ын Засгийн газрын 1997 оны 7-р сарын 8-ны өдрийн 835 тоот тогтоолын 2-р зүйл). Нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны болон хураангуй баримт бичгийг цаасан болон компьютерийн хэрэгсэл дээр боловсруулж болно. Машин хэлбэрээр ажилласан цагийн бүртгэл хөтлөхөд шилжихийг байгууллагын нягтлан бодох бүртгэлийн бодлогын актад бүртгэх ёстой ().

Цахим гарын үсгээр баталгаажуулсан цахим хэлбэр дэх мэдээллийг өөрийн гараар гарын үсэг зурсан цаасан баримттай дүйцэхүйц цахим баримт бичиг гэж хүлээн зөвшөөрдөг. Үл хамаарах зүйл бол холбооны хууль тогтоомж, тэдгээрийн дагуу батлагдсан дүрэм журам нь баримт бичгийг зөвхөн цаасан дээр гаргах шаардлагатай болсон тохиолдол юм. Энэ нь 2011 оны 4-р сарын 6-ны өдрийн 63-FZ тоот хуульд заасан байдаг. Үүний зэрэгцээ байгууллага нь төрийн байгууллагуудын хүсэлтээр ийм баримт бичгийн хуулбарыг цаасан дээр өөрийн зардлаар гаргах үүрэгтэй (2011 оны 12-р сарын 6-ны өдрийн 402-FZ хуулийн 9 дүгээр зүйлийн 6 дахь хэсэг).

Тиймээс, цагийн хуудсыг хөтлөх үүрэгтэй хүн, бүтцийн нэгжийн дарга, боловсон хүчний ажилтны зохих ёсоор гүйцэтгэсэн цахим гарын үсгийг агуулсан бол цахим хэлбэрээр хөтөлж болно. Шаардлагатай бол энэхүү цахим баримт бичгийн үндсэн дээр ажил олгогч цаасан дээр цагийн хуудсыг хийж болно.

Үүнтэй төстэй үзэл бодлыг ОХУ-ын Сангийн яамны 2012 оны 1-р сарын 11-ний өдрийн 03-02-07 / 1-1 тоот захидалд тусгасан болно.

Цахим баримт бичигтэй ажиллах онцлог

Интернетээр ямар ажилчидтай хөдөлмөрийн гэрээ байгуулж болох вэ?

алслагдсан ажилчидтай.

Бизнес аялалын урьдчилсан тайланг цахим хэлбэрээр гаргах боломжтой юу?

Тийм ээ, зөвшөөрнө.

Ажилтны баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хэдэн жил хадгалах вэ?

Цаас шиг.

Алсын ажлын тухай Хөдөлмөрийн тухай хуульд нэмэлт, өөрчлөлт оруулснаар хөдөлмөрийн харилцааг интернетээр дамжуулан албан ёсны болгох боломжтой болсон. Цаг үетэйгээ хөл нийлүүлэн алхахын тулд байгууллагууд цахим баримт бичгийн менежментийг эзэмшихийг эрмэлзэж байна. Хэцүү зүйл бол олон боловсон хүчний ажилтнууд виртуал баримт бичигт итгэдэггүй явдал юм. Ийм болгоомжлол хэр үндэслэлтэй вэ? Цахим хэлбэрээр хүний ​​нөөцийн баримт бичигт ямар шаардлага тавигддаг вэ? Тэдгээрийн алийг нь цаасан дээр хуулбарлах ёстой вэ?

Байгууллага нь нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийг цаасан болон цахим хэлбэрээр (2011 оны 12-р сарын 6-ны өдрийн 402-ФЗ-ийн Холбооны хуулийн 9-р зүйлийн 5-р хэсэг (цаашид - 402-FZ хууль)) бүрдүүлэх эрхтэй. Зөвхөн хууль ёсны хүчинтэй байх тохиолдолд тэдгээрийг удирдлагын зорилгоор ашиглах боломжтой (2.1.25 ГОСТ R 51141-98).

Үүнд хүрэхийн тулд холбогдох бичиг баримтыг бүрдүүлэх замаар ажил олгогчид дараахь зүйлийг хийх шаардлагатай.
- одоогийн хууль тогтоомжийн хэм хэмжээнд үндэслэсэн байх;
- өөрийн эрх хэмжээний хүрээнд бичиг баримт бүрдүүлэх;
- бичиг баримтын ажлын тогтоосон дүрмийг дагаж мөрдөх.

Цахим баримт бичгийг нэгдүгээрт, заасны дагуу гаргах ёстой ерөнхий дүрэмоффисын ажил (ГОСТ R 6.30-2003). Хоёрдугаарт, цаасан дээрх ижил төстэй баримт бичигт заавал байх ёстой дэлгэрэнгүй мэдээллийг (402-FZ хуулийн 9 дүгээр зүйлийн 2 дахь хэсэг) бий болгох. Тухайлбал, баримт бичгийн нэр, түүнийг эмхэтгэсэн огноо, байгууллагын нэр, баримт бичгийн төрөл, үйл явдлын хэмжээ, нэгж гэх мэт.

Зөвхөн цаасан дээр гардаг баримт бичиг

Мэргэшсэн цахим гарын үсгээр гарын үсэг зурсан цахим баримт бичгийг гараар бичсэн гарын үсгээр гарын үсэг зурсан цаасан баримт бичигтэй дүйцэхүйц гэж хүлээн зөвшөөрдөг (63-FZ хуулийн 6 дугаар зүйлийн 1-р хэсэг). Үл хамаарах зүйл бол холбооны хууль тогтоомж эсвэл тэдгээрийн дагуу батлагдсан зохицуулалтын эрх зүйн актууд нь баримт бичгийг зөвхөн цаасан дээр гаргахыг шаарддаг тохиолдол юм (доорх хүснэгт).

Зөвлөгөө

Цаасан дээр хадгалагдаж буй хувийн картын бичилтийг цахим хэлбэрээр хадгалсан хувийн картын бичилттэй давхардуулж авах эрхтэй.

Бодит байдал дээр аливаа байгууллага цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлсэн байсан ч хуульд зааснаар ажилчдын хувийн гарын үсгийг шаарддаг зарим баримт бичгийг цаасан дээр зурдаг. Жишээлбэл, ажлын дэвтрийн хөдөлгөөний нягтлан бодох бүртгэлийн дэвтэр, тэдгээрийн оруулга. Эцсийн эцэст энэ нь "Хөдөлмөрийн дэвтэрийг хүлээн авсан эсвэл бөглөсөн хариуцлагатай хүний ​​​​хүрэлтгэл" ба "Ажилтны ажлын дэвтэр авах тухай баримт" гэсэн багануудыг агуулдаг. Харин хөдөлмөрийн гэрээний бүртгэлийг цахим хэлбэрээр хөтөлдөг.

Алдаа засах

Алдаа Зарим ажил олгогчид мэргэшсэн цахим гарын үсгээр баталгаажуулсан тохиолдолд хүүхдийн мөнгө олгоход шаардагдах ажилтны өргөдөл, баримт бичгийг (мэдээлэл) цахим хэлбэрээр хүлээн авах боломжтой гэж үздэг (Төрийн тэтгэмжийг томилох, олгох журмын 5.1-р зүйл). , ОХУ-ын Эрүүл мэнд, нийгмийн хөгжлийн яамны 2009 оны 12-р сарын 23-ны өдрийн 1012n тоот тушаалаар батлагдсан (цаашид журам гэх)).

Яаж Уг журмын 5-р зүйлд ажилтан нь тэтгэмж олгох байгууллагад шуудангаар, хуульд заасан журмаар баталгаажуулсан баримт бичгийн хуулбарыг, жишээлбэл, нотариатаар баталгаажуулна (ОХУ-ын Нотариатын тухай хууль тогтоомжийн 77-р зүйл) , ОХУ-ын Дээд Зөвлөлийн 1993 оны 2-р сарын 11-ний өдрийн 4462-1 тоот тогтоолоор батлагдсан ЗХУ-ын Дээд Зөвлөлийн Тэргүүлэгчдийн 1983 оны 8-р сарын 4-ний өдрийн 9779-X тоот тогтоолоор батлагдсан.

Хэрэв... Хэрэв компани нь сканнердсан, зохих ёсоор баталгаажуулаагүй баримт бичгийн хуулбарыг төлсөн бол ОХУ-ын FSS үүнийг нөхөн төлүүлэхээр хүлээн авахгүй.

Сайжруулсан мэргэшсэн гарын үсгийг хэрхэн авах вэ "Хөдөлмөрийн маргаан" хэсэгт

Ажилд авах явцад явуулсан цахим захидлын агуулгаар хөдөлмөрийн харилцааг баталгаажуулж болно гэсэн шүүхийн шийдвэрийг олж мэдэх болно (help.kdelo.ru/sn/item5180?catId=4324)

Сайжруулсан мэргэшсэн гарын үсэг нь баримт бичигт гарын үсэг зурсан ажилтныг тодорхойлох, мөн гарын үсэг зурсны дараа баримт бичиг өөрчлөгдсөн эсэхийг тогтоох боломжийг олгодог (63-FZ хуулийн 5-р зүйлийн 4-р хэсэг). Ийм цахим гарын үсгийн баталгаажуулалтын түлхүүрийг магадлан итгэмжлэгдсэн гэрчилгээжүүлэх төвийн тусгай мэргэшсэн гэрчилгээнд заасан байдаг. Сайжруулсан мэргэшсэн гарын үсэг гаргахын тулд байгууллага, ажилчид итгэмжлэгдсэн гэрчилгээжүүлэх төвтэй холбоо барьж (63-FZ хуулийн 15-р зүйл) шаардлагатай баримт бичгийн багцыг (63-FZ хуулийн 18 дугаар зүйлийн 2-р хэсэг) ирүүлэх ёстой. Магадлан итгэмжлэгдсэн гэрчилгээжүүлэх төвүүдийн жагсаалтыг ОХУ-ын Харилцаа холбооны яамны вэбсайтад байрлуулсан болно minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator=118 (ОХУ-ын Холбооны санхүүгийн зах зээлийн албаны 2013 оны 6-р сарын 6-ны өдрийн 13-р мэдээллийн захидал) DP-10/21117).

Виртуал боловсон хүчний баримт бичгийг хэр их, хэрхэн хадгалах вэ

Байгууллагын анхан шатны бүх баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хадгалах боломжтой. Хамгийн гол нь тэдгээрийг мэргэшсэн цахим гарын үсгээр баталгаажуулсан явдал юм. Байгууллагын цахим архивыг бүрдүүлэх журмыг архивын үйл ажиллагааны дүрмээр тогтоодог. Үүний зэрэгцээ хуульд цахим баримт бичгийг хадгалах тусгай аргыг заагаагүй болно. Компаниуд тэдгээрийг компьютер, флаш диск, диск, цаасан дээр цахим гарын үсгийн тэмдэг бүхий хэвлэмэл хэлбэрээр хадгалах боломжтой: "Баримт бичигт цахим тоон гарын үсгээр гарын үсэг зурсан. Дардас дугаар."

Зөвлөгөө

Байгууллага нь өөрийн архив үүсгэхгүй, харин баримт бичгээ улсын архивт байнгын хадгалалтанд шилжүүлэх эрхтэй (2004 оны 10-р сарын 22-ны өдрийн 125-ФЗ хуулийн 18 дугаар зүйлийн 4 дэх хэсэг).

Хадгалах горимыг хангах нь чухал бөгөөд үүнд дараахь зүйлс орно.
- мэдээллийг алдах, устгах, гуйвуулах. Жишээлбэл, хуучин баримтууд хуучирч муудвал шинэ хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр дарж бичих гэх мэт (Архивын үйл ажиллагааны дүрмийн 4.4.2.4-т);
- хувийн мэдээлэлд зөвшөөрөлгүй хандах. Тухайлбал, мэдээллийн систем дэх хувийн мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангах үүрэгтэй ажилтнуудыг томилох гэх мэт (ОХУ-ын Засгийн газрын 2012 оны 11-р сарын 1-ний өдрийн 1119 тоот тогтоолоор батлагдсан шаардлагын 13-16-р зүйл).

Цаасан болон цахим стандарт архивын баримтыг хадгалах хугацаа ижил байна. Тэд ОХУ-ын Соёлын яамны 2010 оны 8-р сарын 25-ны өдрийн 558 тоот тушаалаар байгуулагдсан.

Гол зүйлийг санаарай

Ажил олгогч нь ажилчид болон эрх бүхий хүмүүсийн хувийн гарын үсэг заавал байх ёстой цаасан дээр бичиг баримт бүрдүүлэх үүрэгтэй. Энэ бол хөдөлмөрийн дэвтэр, хөдөлмөрийн гэрээ, хувийн карт, боловсон хүчний захиалга, өргөдөл, өвчний чөлөөний гэрчилгээ, бүртгэл гэх мэт.

Цахим гарын үсгийн тухай хууль, Хөдөлмөрийн тухай хууль хоёр хоорондоо зөрчилддөг. Албан ёсоор бол мэргэшсэн цахим гарын үсэг бүхий баримт бичгийг өөрийн гараар гарын үсэг зурсан баримт бичигтэй адилтгадаг. Гэсэн хэдий ч Хөдөлмөрийн тухай хуульд зөвхөн зайнаас ажилладаг хүмүүст цахим баримт бичгийг солилцохыг зөвшөөрдөг.

Өнөөдрийг хүртэл хөдөлмөрийн хууль тогтоомж нь ажил олгогчдод бүх боловсон хүчний баримт бичгийг зөвхөн цахим хэлбэрээр хадгалах нөхцөлийг хангаагүй байна. Үл хамаарах зүйл бол алслагдсан ажилчдын хөдөлмөрийн харилцаатай холбоотой баримт бичиг юм.

Холбооны архивын зөвлөлийн 2002 оны 2-р сарын 6-ны өдрийн шийдвэрээр (цаашид - Архивын ажлын дүрэм)

Цахим баримт бичгийг хадгалах дүрэм, аргуудын талаар олж мэдэх

Александр Сорокин хариулав.

ОХУ-ын Холбооны татварын албаны Үйл ажиллагааны хяналтын газрын орлогч дарга

Худалдагч нь худалдан авагчид, түүний дотор ажилчдад бараа, ажил, үйлчилгээнийхээ төлбөрийг хойшлуулах, хэсэгчлэн төлөх төлөвлөгөөг өгсөн тохиолдолд л ХКН-ыг хэрэглэнэ. Холбооны татварын албаны мэдээлснээр эдгээр тохиолдлууд нь бараа, ажил, үйлчилгээний төлбөрийг төлөх зээл олгох, төлөхтэй холбоотой юм. Байгууллага бэлэн мөнгөний зээл олгосон, ийм зээлийн буцаан олголт авсан, эсвэл өөрөө зээл авч, төлж байгаа бол кассын кассыг бүү ашигла. Та чекийг яг хэзээ цоолох хэрэгтэй вэ, хараарай

Ажилтныг ажилд авахдаа компани арав орчим баримт бичгийг бүрдүүлдэг. Жил бүр энэ эхний аравт өөр нэг багц нэмэгддэг - мэдэгдэл, хөдөлмөрийн гэрээний нэмэлт гэрээ, захиалга, цагийн хуудас гэх мэт. Энэ бүх овоо цаасыг зөв бүрдүүлэхэд хангалтгүй, ажилчдын хувийн гарын үсэг, зохих ёсоор зохион байгуулалттай хадгалалт шаардлагатай. Хэрэв компанийн ажилтнууд хэдэн мянган хүнээс бүрддэг бөгөөд төлөөлөгчийн газрууд нь улс орны болон дэлхийн янз бүрийн бүс нутагт байрладаг бол энгийн боловсон хүчний "албан ёсны байдал" нь асуудал болж хувирдаг.

Шийдэл нь цахим баримт бичгийн менежмент байж болно. Хөдөлмөрийн харилцааны салбарт ч гэсэн өнөөдөр цахимжуулах хандлага ажиглагдаж байна.

Мөн төрөөс идэвхтэй дэмжлэг үзүүлдэг.

• ОХУ-ын Хөдөлмөрийн яам боловсон хүчний цахим баримт бичгийн менежментийн туршилтыг эхлүүлэв - ОХУ-ын Хөдөлмөрийн яамны 2018 оны 3-р сарын 26-ны өдрийн 194 тоот "Хөдөлмөрийн харилцааны талаархи ажилтны талаархи баримт бичиг, мэдээллийг цахим хэлбэрт шилжүүлэх туршилт явуулах тухай" тушаал. "
• 2018 онд ГОСТ R 7.0.97-2016 хүчин төгөлдөр болсон. "ОХУ-ын үндэсний стандарт. Мэдээлэл, номын сан, хэвлэлийн стандартын тогтолцоо. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичиг. Баримт бичгийн шаардлага". Цахим гарын үсгээр (ES) гарын үсэг зурсан баримт бичгүүдийг тусгай тэмдэг - тамгаар хэвлэх боломжтой бөгөөд зохицуулах байгууллагууд тэдгээрийг хүлээн авдаг.
• ОХУ-ын Засгийн газрын 2016 оны 4-р сарын 18-ны өдрийн 323 тоот тогтоолын дагуу зохицуулалтын байгууллагууд хэлтэс хоорондын харилцааны хүрээнд цахим баримт бичгийг солилцдог бөгөөд эргэлзээтэй тохиолдолд эх хувийг цаасан хэлбэрээр ирүүлэх хүсэлтийг илгээдэг. хуулийн этгээд.хөдөлмөрийн тухай хууль тогтоомжид заасан баримт бичгийг ажил олгогчтой цахим хэлбэрээр хөтлөх тухай.

Тиймээс, хэрэв компани дижитал системд шилжихээр шийдсэн бол ...

Хамгийн түрүүнд хийх ёстой зүйл бол компанийн түвшинд цахим баримт бичгийн ач холбогдлыг хүлээн зөвшөөрөх явдал юм. Энэ тохиолдолд удирдлагын байр суурь тодорхой байх ёстой - үйл ажиллагааны тодорхой чиглэлээр байгууллага нь цаасан зөөвөрлөгчөөс татгалзаж, цаасан баримттай тэнцэх тоон баримт бичигт шилждэг.

Эхлэх хамгийн хялбар арга бол цаасаа орхих явдал юм энгийн процессуудоффисын ажил - үнэмлэх авах өргөдөл, тэмдэглэл гэх мэт. Энэхүү жагсаалтад мөн олон нийтийн баримт бичиг - ээлжийн ажлын хуваарийн тухай мэдээлэл, төлбөрийн бүрэлдэхүүний тухай бичгээр мэдэгдэл гэх мэт орно. Эдгээр бүх баримт бичиг нь хатуу тодорхойлсон маягтгүй бөгөөд ажилтны гарын үсэг шаарддаггүй.

Ажилчдыг орон нутгийн дүрэм журам, тушаал, заавар болон бусад ижил төстэй баримт бичигтэй танилцахдаа цааснаас татгалзаж болно. Тэдгээрийг дотоод интернет портал дээр байрлуулж, шуудангаар эсвэл корпорацийн системд илгээж болно. Хэдийгээр та ажилтнуудаа хувийн гарын үсгээр мэдээлэлтэй танилцах шаардлагатай байсан ч ямар ч асуудал гарахгүй - үүний тулд энгийн цахим гарын үсэг (SES) ашиглахад хангалттай.

PES нь цахим гарын үсгийн гэрчилгээ шаарддаггүй, өөрөөр хэлбэл баталгаажуулалтын төвийн оролцоо шаардлагагүй, тусгай техник хангамж, програм хангамж шаардлагагүй байдаг бол зарим тохиолдолд PES нь хүний ​​гараар бичсэн гарын үсэгтэй тэнцэхүйц гэж хүлээн зөвшөөрдөг.

Цахим гарын үсэг гэдэг Нэмэлт мэдээлэл, гарын үсэг зурсан хүн, баримт бичгийн хувиршгүй байдал, түүний дэлгэрэнгүй мэдээллийг тодорхойлоход шаардлагатай. Корпорацийн системээр дамжуулан ES-ийн гол давуу тал нь түлхүүр эзэмшигчээс бусад хүн ижил мэдээллийн багцыг бүрдүүлэх боломжгүй байдаг.

Цахим баримт бичгийн менежментийн давуу тал юу вэ?

Ажилтан бүр хүний ​​​​нөөцийн үйл явцад тодорхой хэмжээгээр оролцдог бөгөөд олон тооны ажилтнуудтай болсноор хүний ​​нөөцийн үйлчилгээний ачаалал нэмэгддэг. Хэрэв компани нь алслагдсан салбартай тархсан бүтэцтэй бол зардлын зүйл нь хэвлэх, хадгалах зардлаар хязгаарлагдахгүй.

Баримт бичгийг хэвлэх хэмнэлт нь цахим баримт бичгийн менежментэд шилжихийн хамгийн тод давуу тал боловч энэ нь тийм ч их зардал биш юм. Жишээлбэл, хэрэв компани жилд 50 боодол цаас (25,000 хуудас) зарцуулдаг бол нэг багц цаасны дундаж үнэ 250-300 рубль байвал зардлын хэмжээ 15,000 рубльээс хэтрэхгүй байна. Хадгалалтын асуудал нь илүү ноцтой юм - зарим хууль эрх зүйн баримт бичгүүдийн хадгалалтын хугацаа 75 жил байдаг тул архивууд, ялангуяа томоохон компаниудын архивууд асар том талбайг эзэлдэг - энэ нь бас зардал юм.

Зардлын хамгийн том зүйл бол баримт бичиг дамжуулахтай холбоотой. Хэрэв компани том бөгөөд салбар бүтэцтэй бол цахим харилцан үйлчлэл нь богино хугацаанд зардлаа нөхдөг.

Жилийн туршид дундаж ажилтан боловсон хүчний бүртгэл хөтлөхтэй холбоотой 20 орчим өөр баримт бичигт гарын үсэг зурдаг (амралт, чөлөө авах өргөдөл, хувийн гарын үсгээр мэдээлэл, технологийн баримт бичигтэй танилцах гэх мэт). Нэг баримт бичигт ердөө 15 минутаас хэтрэхгүй, жилд 5 цагаас илүүгүй юм шиг санагдаж байна. Харин 500 ба түүнээс дээш ажилтантай бол яах вэ? Энэ нь аль хэдийн дор хаяж 2500 цаг байна. Ажилчдын дундаж цалин цагт 250 рубль байдаг тус компани жилд 625,000 рубль зарцуулдаг бөгөөд хэрэв ажилчид үйлдвэрлэлд ажилладаг бол (Н минутын дотор тодорхой хэмжээний M бараа үйлдвэрлэгддэг) хэдэн зуун мянган ажилчид алдагдсан хэвээр байна. ашиг. Баримт бичгийг зөвхөн барилгаас барилга руу шилжүүлэх биш, жишээлбэл, жижиглэнгийн худалдааны цэгт хүргэх ажлыг зохион байгуулах, дараа нь буцааж өгөх шаардлагатай бол илүү их зардал гарах болно.

Цахим боловсон хүчний баримт бичгийн менежментэд шилжих нь алдагдсан ашгийн хэмжээг бууруулдаг - баримт бичигт гарын үсэг зурах, шилжүүлэхэд хамаагүй бага хугацаа шаардагдана.

***
Одоогийн хууль тогтоомж нь боловсон хүчинтэй хийх бүх ажлыг цахимжуулахыг зөвшөөрдөггүй. Гэхдээ баримт бичгийн зарим хэсгийг цахим хэлбэрт шилжүүлэх, бэлтгэх, батлах үйл явцыг автоматжуулах нь үйл явцыг илүү үр дүнтэй болгох болно.