Реклама на порталі

Як написати наказ про зміну штатного розкладу. Наказ про зміну штатного розкладу (зразок)

У кожній компанії використовуються внутрішні акти, згідно з якими регламентується штат персоналу. Таким документом є штатний розпис, використання якого дає змогу визначити організаційну структуру компанії. На підставі цього документа встановлюється розмір та порядок видачі зарплати, відповідно до спеціальності та посад співробітників. Нерідко під час ведення підприємницької діяльності керівник компанії стикається з необхідністю внесення правок в даний документ. Згідно з встановленим порядком, при великому обсязі правок керівнику необхідне створення нового акта, з урахуванням чинного порядку. У цій статті ми пропонуємо розглянути зразок наказу про внесення змін до штатного розкладу.

Коректний документообіг підприємства не тільки спрощує існування, а й позбавить дебатів з контролюючими органами

Етап попередньої підготовки

На початковому етапі керівництву компанії необхідно здійснити аналіз ефективності встановленої структури компанії. Важливо звернути увагу, що цей обов'язок покладається на фахівців із різних областей, які зможуть детально вивчити встановлену ієрархію та різні фонди. Далі керівниками структурних підрозділів подається доповідь, де наводяться економічні обґрунтування доцільності реорганізації структури підприємства. На основі подібних документів приймається рішення про необхідність внесення коректив до чинного штатного розкладу.

Веденням цього документа може займатися як представник кадрового відділу, і головний бухгалтер підприємства.

Слід зазначити, що внесення поправок здійснюється лише після видання відповідного розпорядження керівництва. Також слід сказати, що ці розпорядження діють щодо всієї компанії. Наказу, що надійшов керівництво, присвоюється індекс «ШР». Далі цей документ передається до кадрового відділу для подальшого зберігання. Однією з важливих вимог до методики зберігання є обмежений доступ співробітників компанії до цього документа.

Необхідність внесення коригувань до чинного розкладу може виникнути у таких ситуаціях:

  1. Необхідність перейменування одного з відділів чи конкретної посади.
  2. При скороченні штатів.
  3. За необхідності зміни розміру окладу (тарифної ставки) окремих посад.
  4. При переході з одного способу оплати в інший.
  5. За впровадження нової посади.

Вищеперелічені підстави для підготовки наказу впливають його зміст. У більшості випадків цей документ починається з формулювання: «На виконання» або «У зв'язку з».


Штатний розклад дозволяє оформити структуру, склад та чисельність компанії

Хто несе відповідальність за внесення правок у штатний розпис

При прийнятті рішення про внесення правок до чинного штатного розкладу, власнику компанії необхідно призначити відповідальну особу, яка виконає завдання, поставлені адміністрацією. Як правило, ці обов'язки вказуються на сторінках трудової угоди або посадових інструкцій. У невеликих організаціях ці обов'язки покладаються на представників бухгалтерського або кадрового відділу. У великих організаціях, що мають розвинену внутрішню структуру, ці функції виконуються економічним департаментом. У випадку з індивідуальними підприємцями складанням штатного розкладу займається сам керівник фірми. Нижче ми пропонуємо ознайомитись із процесом затвердження нового розкладу.

Щоб запровадити розклад у внутрішній документообіг компанії, необхідно підготувати відповідний наказ. Давайте ознайомимося з прикладом цього документа:

«ІП «Сонечко»

Про затвердження нового штатного розкладу

Наказую:

Працівнику кадрового відділу Мухіної В.П. підготувати усі необхідні документи;

Наказ, присвячений зміні розміру окладу

Згідно з чинним законодавством, керівники компаній не мають права видавати документи, метою яких є зниження розміру зарплати працівників. Єдиним винятком є ​​випадки, пов'язані зі скороченням штатних ставок. Відповідно до встановленого порядку, допускаються лише збільшення розміру тарифної ставки чи окладу.

Роботодавець має право внести корективи як для одного, так і для кількох працівників.

Як правильно внести зміни до штатного розкладу та затвердити нову постанову? Насамперед слід зазначити, що дати оформлення розпорядчого документа та день набрання чинності новою постановою мають відрізнятися. Цей наказ можна умовно поділити на два розділи. У першому розділі слід вказати мету коректів, що вносяться. У другому розділі перераховуються розпорядження різним посадовим особам. Зразок цього документа наведено нижче:

«ІП «Сонечко»

Про внесення правок до штатного розкладу «ШР-3», затвердженого Наказом №21 від 16.05.2018

Наказую:

Внести низку змін до змісту штатного розкладу № «ШР-3»

Працівнику бухгалтерського відділу Бєлову Олександру Петровичу, на суму 15 000 (п'ятнадцять тисяч) рублів;

Працівнику кадрового відділу Мухіної В.П. підготувати всі необхідні документи та розробити додаток до трудової угоди;

Функції контролю за виконанням цього розпорядження передати головному бухгалтеру Самсонової П.К.

Генеральний директор Петров А.С.».

Цей наказ передається представникам кадрового та бухгалтерського відділів.


Штатний розклад містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, а також інформацію про кількість ставок

Порядок запровадження, виведення та перейменування посади

Спочатку пропонуємо розглянути ситуацію, пов'язану зі зміною назви посади. У цьому випадку керівнику компанії необхідно надати письмові обґрунтування для цієї дії. . У разі вакантної посади шукати обґрунтування для внесення правок немає необхідності. У самому розпорядчому документі робиться наступна позначка «Відповідно до необхідності перейменування відділу (окремої посади)». Також можна використовувати формулювання: «У зв'язку з навантаженням, що збільшилося».

Решта документа оформляється згідно з наведеним вище зразком. У розпорядчому розділі слід зазначити стару та нову назву посади.Також слід призначити відповідальну особу, яка займеться оформленням кадрових документів та заповненням усіх необхідних бланків.

Далі пропонуємо перейти до питання виведення штатної одиниці. Необхідність виключення однієї або кількох позицій розкладу штатів може виникнути в ряді ситуацій. Прикладом такої ситуації є наявність вільної вакансії протягом тривалого періоду. У цій ситуації, у розпорядчому документі вказується таке формулювання: «Через необхідність проведення заходів, спрямованих на оптимізацію внутрішньої структури» або «з метою зниження обсягу робіт відділу».

У наступному розділі слід зазначити конкретну дату виведення посади із розкладу штатів. Важливо звернути увагу, що тут слід зазначити не лише конкретну посаду, а й розмір окладу чи тарифної ставки. Ця вимога не є обов'язковою для виконання, проте роботодавцю слід враховувати цей нюанс. У разі, якщо у компанії передбачено кілька однакових посад у різних відділах, слід зробити відмітку з найменуванням конкретного відділу.

Давайте розглянемо, як внести зміни до штатного розкладу за введення нової посади. В даному випадку використовується порядок дій, що і в прикладі, наведеному вище. Як правило, при впровадженні нової спеціальності використовується формулювання: "у зв'язку з необхідністю збільшення результативності праці". При відкритті нового відділу використовується преамбула: "Через відкриття нового підрозділу". У наступній частині бланка слід перерахувати введені посади та вказати розмір тарифної ставки чи окладу. Головною вимогою до цього документа є фіксація позначки про відділ, де запроваджується нова посада.У разі створення нового відділу, дані відомості також фіксуються в акті, що розглядається.


Вносячи до розкладу корективи, керівництво здійснює управління фірмою, займається налагодженням системи оплати праці та оптимізацією організаційної структури

Наказ про скорочення штату співробітників

У разі скорочення штату співробітників компанії проводиться процедура виведення вакантних позицій.Цей процес має кілька особливостей, які збільшують його складність. Контролюючі органи захищають правничий та інтереси кожного трудящого громадянина. Роботодавцю, який проводить скорочення штату, слід дотримуватися правил Трудового Кодексу, згідно з яким скорочений співробітник повинен отримати письмове повідомлення за два місяці до ініціації цього процесу.

Щоб відобразити цей процес, роботодавцю необхідно видати відповідний наказ, на підставі якого будуть внесені поправки на сторінках штатного розкладу. У наказі слід навести підстави скорочення посад. Найчастіше використовується формулювання: «Через скрутне фінансове становище компанії» або «У зв'язку з проведенням заходів, присвячених оптимізації статті витрат».

У розпорядчому розділі документа слід перерахувати позиції, що скорочуються. Також потрібно призначити посадову особу, яка керуватиме цим процесом і підготує відповідні документи. Важливо звернути увагу на те, що згідно з чинним законом роботодавець має запропонувати скороченим співробітникам вакантні позиції. Далі вся інформація про аналізований процес передається контролюючим органам.

При проведенні скорочення штату роботодавець має зібрати спеціальну комісію, яка контролюватиме кожен етап цього процесу. Як правило, до складу комісії входять представники кадрового та бухгалтерського відділу, а також юридичний консультант . Головним завданням комісії є контроль за дотриманням прав, скорочених співробітників.

Зміна у штатному розкладі за зміни методу нарахування зарплати

При зміні методу нарахування зарплати для конкретних працівників керівнику слід підготувати наказ про зміну штатного розкладу, де буде зафіксовано порядок цієї процедури. Необхідність зміни методу зарахування фінансових коштів співробітникам компанії може бути пов'язана зі збільшенням обсягів продукції, що випускається, або зміни робочого графіка. Підставою для даних дії є оптимізація обліку часу, витраченого на трудову діяльність . Важливо звернути увагу на те, що перед внесенням поправок необхідно отримати письмову згоду співробітника. Цей порядок необхідний у тому, ніж порушити правило, що з зменшенням розміру оплати праці.

Характер коректив, внесених у цей документ, визначається кількома можливими причинами Щоб змінити метод оплати, необхідно вивести зі штатного розкладу цю одиницю. Далі до розкладу штатів вводиться нова посада з позначкою про обраний метод нарахування заробітної плати. У цьому наказі необхідно вказати посадову особу, яка зобов'язана повідомити працівника про дату введення нової позиції у штатному розкладі. Також зазначається працівник відділу кадрів, який підготує всю необхідну документацію.

Наказ про внесення змін до штатного розкладу, зокрема окладів

Штатний розпис згідно з листом Роструда від 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 — це локальний акт, в якому міститься:

  • перелік відділів та інших структурних підрозділів;
  • список посад;
  • кількість робочих одиниць;
  • інформація про оклад та надбавки;
  • місячний фонд оплати праці

Як зазначається у тому самому листі, незважаючи на відсутність вимоги законодавця про обов'язкову розробку та затвердження штатки, трудові інспектори можуть розцінити відсутність цього акта як порушення трудового законодавства та притягнути роботодавця до відповідальності за ст. 5.27 КпАП.

Отже, припустимо, штатний розпис в організації є, але роботодавець вирішив його змінити (як правильно це зробити, читайте тут: Як правильно вносити зміни до штатного розкладу).

Візьмемо окремий випадок - зміна окладів у зв'язку з проведенням індексації відповідно до ст. 134 Трудового кодексу РФ (далі - ТК РФ).

Спочатку виноситься наказ про проведення індексації, потім наказ про зміну штатного розкладу.

У наказі про зміну штатного розкладу зазначаються:

  • основу його видання (у нашому випадку — підвищення окладів у зв'язку з проведенням індексації);
  • старі оклади, які змінюються нові, чи, як варіант, наскільки підвищується оклад кожного працівника (прописуються посади);
  • інформація про затвердження нової штатки та дату початку її дії.

З кожним працівником укладається додаткова угода до трудового договору, оскільки змінюються умови останнього.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Зміна умов оплати праці відбувається за погодженням із профспілкою (ч. 4 ст. 135 ТК РФ).

Зразок наказу про перейменування посади у штатному розписі

За 2 місяці перед виданням наказу про зміну штатного розпису у зв'язку із зміною посади, зазначеної у ньому, роботодавець попереджає про це працівника.

Для цього працівникові надається/надсилається повідомлення про перейменування посади, в якому адресат розписується про отримання та відсутність з його боку заперечень проти проведення процедури. Потім з ним укладається додаткова угода, де вказується нова назва посади.

Після закінчення 2 місяців наказом про зміну штатного розкладу запроваджується нова штатка.

ВАЖЛИВО! При зміні посади у трудову книжку має бути внесено відповідний запис (абз. 4 п. 3.1 інструкції, затв. Постановою Мінпраці України від 10.10.2003 № 69).

У наказі про зміну штатного розпису у зв'язку з перейменуванням посади міститься:

  • основа перейменування;
  • старі посади та нові, що їх замінюють;
  • інформація про затвердження нової штатки.

Таким чином, при зміні штатного розкладу у наказі має бути зазначена підстава для проведення цієї процедури, а також інформація, яка буде утримуватися в новій штатці.

У деяких випадках, зокрема при оновленні розміру окладів та назв посад, має бути укладена додаткова угода з працівником.

Підприємство є живим організмом, тому потребує коригування розкладу та графіка роботи. Не є винятком такий документ, як штатний розпис. Необхідність внесення до нього поправок (перейменування посади, додавання чи скорочення) пов'язані з низкою причин: реорганізацією структури, зміною фонду оплати праці, модернізацією чи спадом виробництва. У цьому є порядок дій і типові зразки наказів.

Штатний розклад – основа діяльності підприємства

Саме внесення змін до штатного розкладу є відправною точкою для здійснення конкретних перетворень на підприємстві. Йдеться не лише про зміни у графіку роботи, адже за будь-яких змін у системі дуже важливо враховувати продуктивність і результативність працівників - ці показники не повинні бути нижчими за попередні за аналогічний період.

Керівництво компанії може уникнути неприємних ситуацій, зокрема трудових спорів, претензій з боку контролюючих органів, якщо віднесеться з відповідальністю до процесу оформлення змін у штаті.

Коли змінюється штатний розпис, видається відповідний наказ.

На яких підставах змінюють штатний розпис

Зміни до штатного розкладу вносять у таких випадках:

  1. Перетворення (модифікація) компанії, що потребує виключення деяких посад чи запровадження нових.
  2. Зменшення масштабів діяльності, коли виникає потреба у скороченні чисельності штатних співробітників.
  3. Розвиток бізнесу, що спричиняє набір нових працівників.
  4. Підвищення чи зниження фонду зарплати.
  5. Реорганізаційні процеси для підприємства.
  6. Коригування найменувань посад.

Цей список не обмежений представленими випадками, але саме ці зустрічаються на практиці найчастіше.

Чи існують винятки та обмеження згідно із законом

Пред'явлені Трудовим кодексом регламентуючі вимоги стосуються причин, через які можуть бути змінені якість та чисельність штату.

Щодо обмежень, якщо вони не суперечать основним вимогам статутних документів підприємства (рід діяльності, сфера виробництва товарів або надання послуг, технологія виготовлення тощо), кожне підприємство має право вносити будь-які коригування та зміни в плані ситуації.

Хто має складати штатний розпис та вносити зміни

У законодавстві немає чіткої свідчення про те, хто має займатися штатним розкладом. Так чи інакше брати участь у комплектації кадрового складу можуть усі. Навіть рядові співробітники мають право подавати клопотання про необхідність скасування та запровадження ставок, переведення на іншу посаду. Технічно складає штатний розпис той, на кого керівництво поклало такий обов'язок.Зазвичай це кадровик, економіст чи бухгалтер. На невеликих підприємствах штатним розкладом займається сам засновник.

Як правильно внести зміни до штатного розкладу

Порядок дій та оформлення наказу дещо відрізнятимуться залежно від того, чому вносяться зміни.

Збільшення та зменшення окладу

Першоосновою приведення у правове поле підвищення окладів співробітників компанії є видання відповідного наказу, в якому мають бути зазначені:

  1. Перелік посад, за якими проводитиметься підвищення окладу.
  2. Розміри нових окладів (конкретно з кожної посади).
  3. Точна дата внесення змін.

Обидві сторони трудових відносин підписують угоду до трудового договору щодо підвищення окладу, виходячи з чого видається наказ. Багато керівників використовують уніфіковану форму, але трудове законодавство дозволяє складати цей документ у вільній формі, прийнятній для цього підприємства, з урахуванням його специфіки.

Усі питання щодо оплати є однією з основ трудових відносин. Роботодавець повинен надавати цьому важливого значення, особливо щодо виконання законних вимог. Виходячи з цього, після документального оформлення підвищення окладів співробітникам слід внести відповідні корективи до трудового контракту. Ті, кого торкнулися зміни, мають бути ознайомлені із наказом, підтвердивши це своїм підписом.

У разі зменшення окладу, звісно, ​​відносини суб'єктів значно ускладнюються. Законним може вважатися зменшення оплати без згоди працівника у випадках, спричинених конкретними технологічними чи економічними причинами. Хоча це не є втішним фактором для працівника, який підлягає скороченню.

Непоодинокі випадки, коли керівник веде себе некоректно, пропонуючи у примусовому тоні укласти додатковий трудовий договір про зниження розміру зарплати. Причому робить це, перевищуючи свої повноваження та користуючись службовим становищем. Якщо працівник не погоджується, керівник дозволяє собі загрожувати погіршенням умов роботи чи навіть звільненням. Такі випадки однозначно розцінюються як порушення трудового законодавства та, природно, є причиною для подання позову до суду. Такі моменти посилюють трудові суперечки і доводять до такого рівня, коли по-іншому впоратися з ними неможливо.

Реорганізація компанії та оптимізація штату: введення, виведення та заміна посад

У штатний розпис у період реорганізації вводяться нові посади та виключаються ті, які не становлять інтересу для підприємства. З новими посадами питання зрозуміле, адже охочих їх зайняти зараз достатньо. А ось із скороченими чи виведеними за штат робітниками все значно складніше.

Скорочення штату та ліквідація відділів

Адміністрація підприємства має підготувати службову записку про майбутнє скорочення протягом двох місяців до події. Звільненому працівникові виплачується вихідна допомога - середньомісячний заробіток протягом двох місяців з моменту припинення трудових відносин.

У наказі про скорочення чисельності трудового колективу необхідно зазначити такі дані:

  1. Список посад, що скорочуються.
  2. Точна дата скорочення.

Дуже важливим моментом, який мають враховувати роботодавці, є категорії працівників, які не підлягають скороченню.

При перейменуванні посад керівник також повинен повідомити про це працівника письмово за 2 місяці до внесення змін (ст.74 ТК РФ).

Наявність вакансій є безболісним виходом при скороченні, адже роботодавцю не доведеться відчувати зайві негативні емоції, коли він змушений позбавляти людину роботи. Якщо під скорочення потрапляють незайняті посади, складається акт, виходячи з якого вносяться зміни.

Відео: консультація юриста щодо звільнення зі скорочення; категорії осіб, яких не можуть скоротити

Введення нових штатних одиниць та відділів

Наказ про введення нових посад містить таку інформацію:

  1. Назва посади. Якщо вводиться цілий відділ, вказується його назва та перелік посад.
  2. Точна дата набрання чинності змінами.

У разі момент видання наказу збігається з моментом штатних нововведень.Це можливо тому, що ці зміни не позначаються на долі співробітників підприємства. З нововведеннями знайомлять насамперед кадровиків, які займатимуться розробкою посадових інструкцій.

Порядок дій під час перейменування посади

Нове найменування посади часто відбувається у сфері трудових відносин, у виробничих та адміністративних процесах. Наприклад, можна згадати, що в недалекому минулому в торгівлі була дуже поширеною посада товарознавця. Зараз навряд чи залишилася така інтерпретація, їй змінилося поняття «менеджер».

Так от при перейменуванні посади зміна відбувається, як кажуть, без зайвих рухів. Видається наказ за тим самим принципом, як і при введенні нової штатної одиниці, з тією різницею, що в документі має вказуватися попередня назва посади, а потім нова.

У ситуації, коли на посаді працює співробітник, зміна найменування проводиться за його відома та згоди. Досвідчений керівник завжди порозуміється з підлеглими і зуміє дохідливо пояснити причину змін і грунтовно аргументує. Якщо трансформації викликані серйозними технологічними та організаційними чинниками, роботодавець має право зробити зміни навіть без згоди працівника (ст. 74 ТК РФ). Далі обидві сторони підписують угоду щодо модифікації назви посади. Після цього видається відповідний наказ. Кадровик вносить інформацію до особистої картки та трудової книжки співробітника.

Методика внесення змін до штатного розкладу

Перш ніж внести зміни, начальник відділу або іншого структурного підрозділу готує на ім'я керівника компанії доповідну записку з детальним обґрунтуванням та економічними розрахунками.

Правила складання наказу

Наказ видається виходячи з ст. 74 ТК РФ, як правило, він називається «Про внесення змін до штатного розкладу» або «Про часткове…». Констатуюча частина заповнюється аргументацією лише на рівні даного підприємства, уточнюються нюанси змін.

На фірмовому бланку керівник видає наказ. Текст цього документа складається з двох частин: констатації та розпорядження. Перша частина - законна підстава та причина, друга - конкретні зміни із зазначенням термінів та відповідальних за виконання.

Якщо компанія є складною структурою з великим штатом, назви посад можуть повторюватися. Тому у наказі необхідно вказувати не лише посаду, а й конкретний структурний підрозділ.

Повідомлення співробітників

Вміст наказу документа має бути доведений до всіх штатних співробітників, яких стосуються нововведення. Вони повинні уважно ознайомитися з ним, прийняти до відома і розписатися на звороті.

Якщо співробітнику знадобиться витяг з розкладу, він видається на підставі ст. 62 ТК РФ. Витяг містить відомості про виплати з конкретної посади. Керуючись ст. 88 ТК РФ, інформація про оклади інших працівників у виписці не вказується.

У яких випадках потрібне затвердження нового розкладу

При часткових, незначних корекціях зміни вносяться до окремих граф діючого документа. За суттєвих модифікацій виникає необхідність розробки нового розкладу штату співробітників.

Зазвичай штатний розклад складається на рік.Якщо потрібно перейменувати посаду або запровадити нову в середині року, до штатного розкладу вносяться зміни наказом. Кількість повторних змін законом не обмежується. А оформити новий штатний розклад можна буде наступного року.

Обґрунтування змін: службова записка

Керівництво підприємства готує службовий лист, звернений до співробітників.Воно містить шанобливе поводження та докладне пояснення необхідності внесення змін, особливо якщо це стосується скорочення. У записці пропонуються варіанти виходу із ситуації. Це може бути пропозиція обійняти іншу посаду.

Якщо подальше скорочення викликано серйозними технологічними обставинами, роботодавець має право скоротити посаду без згоди співробітника. Однак цей факт не виключає вимоги до написання керівником службової записки. У цьому випадку він повинен виявити повагу та такт, особливо стосовно працівників, які сумлінно виконували свої обов'язки. Тут має місце людський фактор, коли співробітник отримує моральну травму через втрату роботи. Саме прояв делікатності не дозволить посилити і без того скрутне становище людини, а отже, не викличе в ньому протесту і не змусить його йти на крайній крок - подання позову до суду.

Внесення змін до штатного розпису має мати насамперед обґрунтований характер. Інформація має бути доведена до відома співробітників, а особа, на яку покладено обов'язок виконання контролю, має звітувати про результати виконаної роботи. Роботодавець повинен володіти основами юридичної грамоти та не допускати зайвих трудових суперечок, адже існують вразливіші категорії працівників, які застраховані від потрапляння до списку скорочених.

Локальним актом для підприємства, визначальним його організаційно-штатну структуру, є штатний розклад. Воно використовується при укладанні трудових контрактів та плануванні на підприємстві. При провадженні діяльності на фірмі можуть відбуватися корективи, які мають бути відображені у штатному розкладі. Для цього використовується наказ про внесення змін до штатного розкладу.

Зміни можуть бути значними та ні. У першому випадку рекомендується оформляти наново штатний розклад. Якщо ж внесення змін не мають масштабного характеру, то їх можна оформити за допомогою наказу керівника.

Як правильно скласти наказ про внесення змін до затвердженого штатного розкладу?

Для такого документа законодавство не встановлює жодної певної форми. Його можна скласти, використовуючи фірмовий бланк, проте при цьому необхідно використовувати набір обов'язкових реквізитів.

Створення наказу слід розпочинати з верхньої частини сторінки. Так вказується повне найменування фірми, можна тут же у дужках проставити і скорочене. Потім на наступному рядку записується слово «Наказ», його номер із хронології створення, а потім наступним рядком – коротко зміст документа.

Наприклад, це може бути «Про внесення змін до штатного розкладу компанії». Далі на новому рядку з одного боку сторінки вказується дата оформлення, з другого - місце (місто).

Потім розпочинається текст документа. Насамперед необхідно позначити причини, з яких прийнято рішення змінити штатний розпис.

Тут же у тексті бажано поставити відсилання до внутрішнього акту (протоколу зборів учасників товариства або рішення єдиного учасника), яким було прийнято такий крок. Також у цій частині документа потрібно вказати реквізити штатного розкладу (його номер та дату), до якого вносяться зміни.

Потім записується слово "Наказую", після чого за пунктами фіксуються зміни, які потрібно зробити в документі.

Залежно від необхідності, вони можуть містити вказівки на:

  • Збільшення окладів за посадами- необхідно записати перелік посад та нові значення окладів;
  • Зміна назви посад- спочатку записується старе найменування, після чого вказується яке його слід поміняти;
  • Виключення посад- Виконується тільки в тому випадку, якщо вона вакантна і більше не потрібна у виконанні виробничого процесу. У наказі вказується її назва, а також відповідна кількість штатних одиниць;
  • Введення нової посади- процес виконується у разі, коли виробляється розширення виробництва, вводяться нові роботи чи послуги. У наказі слід проставити назву нової посади, що відповідає їй розмір окладу або тарифної ставки, а також кількість штатних одиниць;
  • Скорочення штату- Виконується, якщо зі штатного розкладу виключаються зайняті посади. У наказі необхідно записати їх найменування та кількість одиниць, що скорочуються;
  • Зміна окладу на тарифну ставку- такий крок можна робити лише за згодою співробітника, а також за умови, що новий його заробіток буде не меншим за старий. Зміна виконується на дві дії - спочатку зі штатного розкладу виводиться посада з окладом, а потім запроваджується така сама, але з тарифною ставкою.

Після цього вказується з якої дати вводити в дію новий розклад. Якщо дата не вказана, то вважається, що це відбувається з моменту затвердження наказу.

Увага!Також потрібно провести призначення відповідальних співробітників, які оформлятимуть необхідні папери та сповіщатимуть працівників, яких торкнуться цих змін.

Наказ затверджує керівник фірми. Також нижче потрібно передбачити окремі графи, в яких розписуватимуться згадані в документі особи.

Одним із основних документів, що регламентують кадрову політику в організації будь-якого юридичного статусу є штатний розпис. Відповідно до даного документа проводиться набір фахівців і керівників всіх рівнів, визначення їх посадового окладу та інших виплат (премії, доплати), розподіл персоналу по відділах та відстеження вакантних позицій.

Штатний розклад зазвичай затверджується на рік. Передбачається, команда з якої кількості фахівців та якого рівня може реалізувати бізнес-план чи заплановані на рік завдання. На основі штатного розкладу розраховується фонд заробітної плати звітний період.

Організація є «живим організмом», і протягом року можуть у її структурі та системі відбутися певні зрушення, якісь завдання будуть реалізовані раніше терміну, інші вимагатимуть додаткових зусиль та кадрів, у третіх завданнях, а отже й у фахівцях, відпаде потреба.

Будь-який незапланований рух кадрів або зміна істотних умов праці має бути відображено у штатному розкладі.

На законодавчому рівні немає обмежень щодо внесення змін до «штатки», але будь-які зміни у штатному розстановці необхідно затверджувати на рівні керівника організації. Якщо зміни в організації відбуваються з приводу розміру затвердженого фонду заробітної плати та не змінюють систему оплати праці, не перевищують її, достатньо вносити зміни за допомогою наказів з особового складу.

Хто готує наказ?

Ініціатором внесення змін до штатного розкладу може бути будь-який співробітник організації. Якщо він обґрунтовує та переконливо доводить свою позицію, керівник може погодитись переглянути штатний розпис або тимчасово внести зміни. Найчастіше керівники структурних підрозділів стикаються з такою необхідністю, як внесення нової посади, зміна посад або їх скорочення.

Розпорядження про внесення змін до документа надходить від керівника організації або уповноваженої посадової особи. Складає наказ фахівець, на якого покладено цей обов'язок.

Це має бути відображено у посадовій інструкції чи трудовому договорі у розділі «функціональні обов'язки» або у спеціальному наказі про призначення відповідального за складання штатного розкладу.

Традиційно займається цією роботою відділ кадрів або планово-економічний відділ. Нині ця робота входить у обов'язки відділу з управління персоналом чи людськими ресурсами. Спеціаліст з персоналу створює документ, який узгоджується з керівниками таких структурних підрозділів:

  • відділу роботи з персоналом;
  • бухгалтерії;
  • відділом юридичної служби.

Після погодження документ подається на затвердження керівнику. З ним також має ознайомитись начальник відділу, у якому здійснили зміни.

У яких ситуаціях буває потрібно внести зміну до розкладу?

Внесення змін до штатного розкладу проводиться:

  • у зв'язку із збільшенням або скороченням штату;
  • якщо тимчасово чи постійно запроваджується нова посада;
  • якщо ця посада перекидається з одного підрозділу до іншого;
  • у зв'язку із зміною (підвищенням чи зниженням) окладів.

Необхідно враховувати, що наказ запроваджує зміни в рамках чинного штатного розкладу на основі затвердженого фонду заробітної плати.

У документі треба зазначити, за рахунок яких коштів нараховуватимуть заробітну плату за новою посадою. Це можливо за наявності вакантних посад або скорочення однієї з посад.

Наприклад, необхідно запровадити додатково штатну одиницю водія. У штатному розкладі затверджено 4 ставки водія, необхідно для потреб компанії ввести 5 ставку. Керівник організації дає завдання керівнику відділу з управління людськими ресурсами розробити пропозицію, як це можна зробити в рамках чинного штатного розкладу.

У затвердженому штатному розкладі є вакантна посада слюсаря 4 розряду, посадовий оклад якого відповідає нововведеній посаді водія. Спеціаліст з роботи з персоналом розробляє проект наказу приблизно наступного змісту:

«У зв'язку з виробничою необхідністю, наказую:

  1. Ввести до штатного розпису посаду водія у транспортний відділ із заробітною платою відповідної посади слюсаря 2 розряду.
  2. Бухгалтерії нарахування заробітної плати провадити за рахунок вакантної посади слюсаря 2 розряду виробничо-технічного відділу.»

В іншому випадку проводиться скорочення посади в одному відділі та запроваджується нова посада в тому ж чи іншому підрозділі. Якщо посади рівноправні, то заробітна плата з однієї перекидається на іншу, на фонд оплати праці загалом це не впливає, тож достатньо запровадити зміни наказом.

Внесення змін до документів співробітників

У тому випадку, якщо зміни, внесені до штатного розкладу, зачіпають співробітника, який працює в організації, необхідно підписати з ним додаткова згода. У ньому потрібно зазначити, які істотні умови праці змінилися у працівника чи яка йому доручається додаткова робота.

Наприклад, ввели до штатного розпису посаду спеціаліста з ризик-менеджменту за рахунок вакантної посади бухгалтера та вирішили доручити економісту фінансово-економічного відділу виконувати роботу з даної посади у порядку поєднання. Необхідно підготувати такі документи:

  • Додаткова угода про доручення, в якій вказати розмір доплати - 30 або 50% посадового окладу по посаді, що поєднується.
  • Наказ цього співробітника на суміщення.

Додаткова угода та копія наказу підшивається в особисту справу працівника. Запис у трудову книжку не провадиться.

Якщо працівника беруть на нову посаду на умовах внутрішнього сумісництва, з ним підписують окремий трудовий договір, в якому вказують усі умови:

  • посада, підрозділ;
  • на який термін;
  • умови сумісництва;
  • розмір окладу;
  • інші умови.

Видається наказ про прийом на роботу за сумісництвом. Запис у трудову книжку провадиться за бажанням робітника.


У третьому випадку, якщо посада скорочується, а працівника переводять на іншу, що знову вводиться, готують такі документи:

  • Повідомлення про те, що посада скорочується, а працівнику пропонують інше місце роботи. Його вручають працівникові за два місяці.
  • У разі згоди підписується додаткова угода про переведення на іншу посаду та наказ на переведення.
  • У разі незгоди - наказ на звільнення у зв'язку зі скороченням штатної одиниці згідно зі статтею 180 ТК РФ з виплатою вихідної допомоги та компенсації.

Копії персональних наказів завжди підшиваються у особисті справи працівників. Запис про переведення чи звільнення за цією статтею обов'язково проводиться у трудову книжку.